Location salles de réunion et workshop

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Le choix de votre salle de réunion : une décision stratégique !

L’organisation d’une réunion de travail mérite une véritable anticipation: correctement orchestrée, elle répondra à vos objectifs (qu’il s’agisse defaire le point sur une situation, élaborer une nouvelle solution, recueillir dessuggestions en mode «brainstorming», etc.). En revanche, si vous neréfléchissez pas à tous ces détails en amont, ce moment peut vite devenir uneperte de temps, ne vous être d’aucun bénéfice et même vous pénaliser. Voicidonc quelques conseils incontournables pour mener à bien votre prochain groupede travail.

Louer une salle de réunion: quels critères prendre encompte?

Afin de permettre à tout le monde de se réunir dans de bonnes conditions, vous devrez très certainement vous adresser à un tiers pour lui louer une salle. En effet, que l’on organise un événement promotionnel ou une simple réunion de travail, sortir des locaux de l’entreprise permet d’instaurer un climat plus convivial, d’encourager la créativité ou tout simplement de valoriser son image.

Le budget

Ne sous-estimez pas le budget de votre réunion, mais prenez au contraire le temps de réfléchir à toutes les dépenses que vous allez devoir supporter dans le cadre de ce rassemblement. Par exemple, il ne suffit généralement pas d’inclure le prix de la location de la salle, il faut aussi penser aux à-côtés : le prix des repas et boissons servis pendant la pause-café ou encore le déjeuner, les options auxquelles vous souscrivez pour plus de confort (location de matériel, services en plus, etc.), la rémunération d’intervenants extérieurs, les éventuels cadeaux, etc.

Parallèlement, si vous envisagez de réunir vos équipes sur une durée plus importante, il peut y avoir des frais repas ainsi que des nuits d’hôtel à financer. N’oubliez aucun de ces détails pour avoir une vision globale de votre projet et de son coût total.

Bien évidemment, il ne faudra pas forcément lésiner sur toutes les dépenses, car vous devez mettre en place les conditions minimales de confort pour que la réunion reste un moment à la fois agréable pour tous et productif. Vous pouvez cependant faire des économies sur certains éléments comme les produits dérivés, goodies ou la papeterie, afin de vous centrer sur les dépenses les plus décisives, celles qui auront un impact réel sur la réussite de l’événement(matériel pour la présentation, animations, confort du mobilier, choix d’un lieu atypique, etc.).

Le type de réunion

Réunissez-vous des collègues de travail entre eux, dans le cadre d’un événement interne? Invitez-vous des collaborateurs, fournisseurs, clients?S’agit-il de réfléchir à l’avenir de votre structure et de mettre en exergue des pistes d’évolution ou de présenter une innovation déjà entamée ? En fonction de la nature même de votre événement, vous ne l’envisagerez évidemment pas de la même manière.

Malgré tout, quelle que soit la finalité de votre manœuvre, vous devez donner une belle image de votre entreprise. Pour une réunion en interne, cela génèrera un sentiment de fierté et une envie de fidélité. Pour un rassemblement auquel vous conviez d’autres personnes, l’enjeu redouble d’importance, car vous devez toujours dresser le portrait le plus valorisant possible de votre marque ou entreprise.

L’objectif de l’événement

Quand vous mettez en place une réunion interne pour élaborer de futurs produits ou services, vous aurez besoin d’équipement comme un paperboard, un vidéoprojecteur, des ordinateurs, etc. Tout ce qui facilite le travail en groupe et aide à faire émerger les idées rendra la réflexion plus simple.

Dans le cadre d’une réunion de présentation, vous devez anticiper la manière dont vous allez valoriser les informations / produits ou services dont vous faites l’éloge. Il faudra ne pas manquer de marquer agréablement les esprits, car chaque participant devra ressortir avec une image positive du sujet dont il a été question.
En bref, au moment de louer votre salle de réunion, réfléchissez bien aux raisons pour lesquelles vous faites cette démarche. Cela vous permettra également d’avoir une idée claire de ce dont vous avez besoin côté équipement, pour ne rien oublier.

L’organisation de la journée

Pendant votre réunion, est-ce que les participants seront amenés à se déplacer pour prendre la parole chacun à leur tour ? Vont-ils devoir se diviser en groupes pour travailler à plusieurs ? Pensez-vous projeter un film ou une longue vidéo ? Des temps d’échange entre tous les participants sont-ils au programme ?

Selon le planning de la journée, vous aurez des nécessités différentes, tant en terme d’équipement que d’agencement. Par exemple, si tout le monde doit pouvoir dialoguer, il peut être utile de disposer les tables en « U ». À l’inverse, vous aurez besoin de pouvoir les bouger pour former de petits groupes, si vous souhaitez que certaines personnes réfléchissent en plus comité réduit.

Si des temps de pause sont prévus et si vous désirez que chacun reste sur place à ces moments, vous devez bien évidemment acheter de quoi boire et manger, pour le déjeuner, les collations ou même le petit-déjeuner.
Pour tous les organisateurs qui cherchent un interlocuteur unique dans l’optique de trouver la salle ou encore prévoir des animations et de quoi se restaurer, OfficeRiders se présente comme un partenaire de choix. Véritable solution collaborative pensée pour mieux utiliser les espaces vacants en ville et varier les lieux de rencontre dans le monde des entreprises, OfficeRiders accompagne chacun dans le choix d’un espace atypique pour rassembler des collègues, fournisseurs ou collaborateurs, tout en offrant un large panel de services (location de matériel, traiteurs, etc.).

Le nombre de participants

Pour finir, vous devez connaître précisément le nombre de participants au moment de choisir votre salle de réunion. Très clairement, il ne faut surtout pas sous-estimer l’effectif pour faire des économies, car vous risquez de mettre les invités dans une situation très inconfortable… Et s’ils ne se sentent pas à leur aise, ils recevront une image négative de l’organisation, ils n’apprécieront pas l'instant présent, ils ne seront pas en mesure de comprendre des messages élogieux au sujet d’un produit ou service et pourraient manquer d'efficacité.
Bien évidemment, vous ne devez pas non plus tomber dans l’autre extrême, et vous positionner sur un espace avec des tables beaucoup trop grandes afin d’éviter un « effet de vide ». En revanche, rien ne vous empêche de louer une vaste salle avec juste ce qu’il faut en termes de chaises et tables, mais d’autres espaces avec de la décoration, voire éventuellement des jeux (baby-foot, billard) pour les temps de pause. Une manière plus décontractée et très en vogue, de préparer les rassemblements professionnels !

La salle de réunion : ces critères qui peuvent tout changer

Qu’il s’agisse de l’emplacement géographique, du standing de la pièce ou encore des prestations proposées par le propriétaire ou gestionnaire, découvrez tous les critères propres à la salle de réunion que vous devez prendre en considération pour votre organisation.
** Un lieu qui reflète la réunion elle-même, mais aussi la marque !**
Très concrètement, il ne faut pas que votre choix de salle dénote avec le programme de la réunion. Par exemple, si vous organisez une réunion studieuse, vous pouvez miser sur un environnement assez épuré, avec un style industriel. Cela permettra à la fois de vous donner une bonne image de marque et de garder les esprits concentrés.
Si vous vous placez plutôt dans une optique de communication autour de vos nouveautés, vous avez tout intérêt à miser sur des alternatives originales pour donner une image positive de votre entreprise. Ainsi, le mobilier et les accessoires « cosy » feront mouche si vous avez besoin d’une ambiance chaleureuse.
D’une manière plus générale, les aménagements doivent refléter vos valeurs en tant que marque. C’est l’occasion d'inviter des collaborateurs dans des lieux inattendus comme des espaces privés, des appartements ambiance « jungle » pour éclaircir les idées, des lofts parisiens ou même des terrasses sur les toits de la capitale !

Une salle de réunion classique ou atypique ?

De plus en plus d’établissements choisissent d’organiser leurs rassemblements dans des espaces atypiques, pour plusieurs raisons. Cela leur offre l’opportunité de refléter une image plus jeune et dynamique. De plus, il s’agit d’un bon moyen de prouver que vous portez une attention particulière à vos employés ou partenaires, que vous vous souciez de leur bien-être.
À titre d’exemple, quand on est entouré d’œuvres d’art dans un espace de travail, de plantes vertes ou encore de grandes baies vitrées avec un panorama sur la ville, on se sent un peu « comme chez soi », et cela permet d’être plus créatif.
Même si rien ne vous empêche de rester sur le principe de la salle de réunion classique, réfléchissez bien aux alternatives atypiques avant de vous décider, car elles peuvent vous être bénéfiques sur de nombreux plans.
Dans l’optique d’accompagner les entreprises dans leur recherche de locations originales pour leurs réunions, OfficeRiders a été créée en 2013. Cette solution collaborative permet à des particuliers de mettre leurs lofts et autres appartements à disposition des professionnels le temps d’une réunion. De plus, OfficeRiders peut également proposer des services de restauration, de la location d’équipements et un vaste panel de services pour faciliter l’organisation de l’événement (des animations, notamment).

La localisation et l’accessibilité

Toujours pour montrer que vous faites attention à vos convives, invitez-les à une réunion dans un lieu facile d’accès, proche des arrêts de métro voire éventuellement des gares, si vous savez que plusieurs personnes arrivent par le train.

Si votre entreprise a ses bureaux en périphérie, louez une salle en cœur de ville, surtout pour des réunions qui durent un certain temps : les participants apprécieront d’être proches de leur hôtel, ou simplement de pouvoir trouver facilement de quoi se restaurer au pied de l’immeuble.

Sinon, vous pouvez aussi demander un service de restauration directement sur le lieu de la réunion. Cela permettra à tout le monde de rester groupé, de créer du lien, mais aussi de travailler votre image de marque. Pour cela, choisissez un traiteur de qualité, et misez éventuellement sur une animation originale à l’heure du déjeuner.

Une disposition à l’image de vos objectifs

À l’intérieur de la salle de réunion, prenez le temps de disposer toutes les tables et tous les éléments de façon réfléchie. Concrètement, il faut que l’agencement réponde à vos besoins, et pas uniquement en ce qui concerne la position des tables pour les échanges.
Veillez à ce que chacun puisse quitter momentanément les lieux sans déranger les autres (pour aller aux WC ou se servir un café discrètement), mettez-en place des espaces de détente pour faciliter les discussions informelles et créer du lien, n’oubliez pas de personnaliser les pièces en accord avec le style du lieu.

Les équipements et les petits plus qui améliorent l'expérience !

La location d’une salle de réunion ne suffit généralement pas : vous aurez besoin de kits de papeterie qu’un prestataire comme OfficeRiders peut vous fournir, éventuellement d’un vidéoprojecteur ou encore d’un paperboard.
Mais il ne faut pas que vous pensiez uniquement à ces objets purement pratiques : certains détails pourront tout changer si vous les anticipez correctement ! Par exemple, pourquoi ne pas mettre en place des interventions plus ludiques, en marge des temps de réflexion ? Elles détendront l’atmosphère et redoreront votre image.
Avec l’accompagnement d’OfficeRiders pour la location de votre salle, vous pouvez par exemple obtenir de surprenantes bières parisiennes avec le partenariat de la brasserie BAPBAP, de délicieux bagels sur-mesure avec Bagel Corner, des mets raffinés avec En Chemin (traiteur bistronomique de saison) ou choisir entre de nombreuses animations haut de gamme ou conviviales, selon l’ambiance que vous souhaitez instaurer.