Location d'une salle de séminaire
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Choisir un bon lieu de séminaire pour optimiser ses ROI et obtenir le meilleur des participants
Que l’on cherche à stimuler ses équipes, à les rendre plus solidaires pour obtenir d’elles des collaborations plus fructueuses ou encore à former ses salariés, le séminaire reste toujours un moment décisif, qui doit marquer les esprits pour révéler toute son efficacité. Pour leurs réunions en interne, près de 6 entreprises sur 10 ont déjà l’habitude de sortir des bureaux, afin de bénéficier des avantages d’un autre cadre, pour favoriser la créativité et éviter de se cantonner dans sa zone de confort. Lorsque l’on organise un séminaire, il devient plus que jamais indispensable de sélectionner un lieu adapté aux besoins, mais également en mesure de surprendre l’audience, de la mettre à l’aise et de lui donner toutes les clés pour qu’elle soit aussi réceptive et productive que possible. Avant de choisir cet espace, plusieurs éléments méritent d’être pris en compte.
Identifier les enjeux du séminaire pour réserver un lieu adapté
Très concrètement, on ne se positionnera pas sur le même type d’espace si l’on souhaite former ses équipes, les consolider ou encore redorer l’image de sa marque, par exemple. Ainsi, avant même de commencer à regarder les offres existantes en termes de salles et lieux destinés aux séminaires, il est primordial d’élaborer son cahier des charges en fonction des buts visés.
Contexte de l’entreprise : sobriété ou récompense ?
L’état de santé de l’entreprise va influer sur le choix du lieu pour un séminaire. Dans les faits, si la situation se révèle délicate et si l’on cherche à recadrer des employés suite à une crise dans la communication, un bad buzz ou de mauvais chiffres, il faudra plutôt miser sur la simplicité. Mais attention à ne pas confondre simplicité avec austérité. Certes, l'honnêteté est indispensable, pour montrer à ses équipes la réalité telle qu’elle est. Cependant, il demeure primordial d’utiliser aussi cet événement pour remotiver les troupes, qu’elles croient à nouveau au potentiel de l’entreprise dans laquelle elles travaillent. L’essentiel, dans une telle configuration, réside donc dans le choix d’un juste milieu entre sobriété et cadre stimulant. À l’inverse, un séminaire peut se dérouler dans des circonstances plus positives. L’entreprise se porte bien, elle progresse et l’on vise des innovations toujours plus poussées afin de grandir encore. Ici, pour récompenser des commerciaux qui vendent particulièrement bien ou des chercheurs ayant prouvé leurs compétences, on laissera plus volontiers la place à un cadre festif, ou du moins enthousiasmant.
Quoi qu’il en soit, il ne faut jamais aller vers un choix extrême, trop luxueux ou trop punitif. Mais l’espace doit refléter le contexte, et il est important de bien y penser.
Des équipements et services pour les pros
Incentives : la mobilité et la fluidité, deux nécessités
Dans le cadre d’événements « incentives », pour stimuler les équipes, le séminaire sera organisé idéalement dans un complexe polyvalent, au sein duquel on peut aussi bien effectuer des activités physiques que culturelles, mais également se regrouper sur des moments plus formels, en réunion. La mise à disposition d’espaces extérieurs peut être un véritable plus, afin de permettre à tous les participants de prendre l’air entre deux séances – et pourquoi pas de s’essayer à d’autres activités de team-buildingcomme la cueillette de fruits et légumes, le golf ou les sports collectifs.
Participants : connaître leur profil, leurs besoins et leurs attentes
Le séminaire doit toujours être agréablement vécu par ses participants, quel que soit son objectif et quel que soit le contexte. Forcément, on ne sélectionne pas le lieu de la même manière si l’on souhaite s’adresser à des dirigeants, des employés, des clients, des fournisseurs ou encore des partenaires. Il faut aussi parfois composer avec un public hétérogène, ce qui nécessite bien souvent de faire des choix plus neutres, afin d’éviter de mettre certaines catégories de personnes mal à l’aise. L’âge, le sexe, la catégorie socioprofessionnelle ainsi que le statut de chacun doivent être pris en compte. Plus le groupe est homogène et restreint, plus il devient possible de réaliser des choix audacieux, parfaitement cohérents avec ses attentes.
Viser les meilleurs ROI pour son séminaire
Un séminaire coûte de l’argent à l’entreprise, mais toutes savent pertinemment que ces dépenses ont une grande utilité lorsqu’elles sont le fruit d’une mûre réflexion. Ce genre d’événement demande aussi du temps, pour l’organisation – autant de temps pendant lequel on ne se concentre pas véritablement sur son cœur de métier. Forcément, il faut viser une réelle rentabilité sur l’événement : qu’il permette de bien lancer un produit et d’en stimuler les ventes, qu’il galvanise les salariés pour qu’ils gagnent en créativité ou productivité, qu’il instruise pour aider les équipes à progresser ou encore qu’il soude les liens pour une meilleure collaboration future.
Adapter le choix du lieu au nombre de participants
Plus le lieu consacré au séminaire est vaste, plus il sera cher à louer. Bien évidemment, chacun doit avoir suffisamment d’espace pour se sentir bien, et il faut également faire attention à la flexibilité des aménagements, quand on souhaite organiser plusieurs activités différentes sur place.
Toutefois, on doit absolument éviter de tomber dans le piège du « too much » : ne pas sélectionner un cadre trop luxueux qui dénoterait avec le contexte de l’entreprise, ni même miser sur un espace beaucoup trop grand qui ne serait pas pleinement sollicité. Le premier risque, perdre de l’argent, n’est pas le seul : on peut aussi se tromper de cadre et, du coup, organiser un événement sans obtenir les résultats escomptés.
Établir son budget à l’avance et penser à tous les détails
Pour ne pas dépasser une certaine enveloppe au niveau de l’organisation du séminaire d’entreprise, le meilleur conseil s’applique pour tous les dirigeants qui s’adonnent à la pratique : établir un budget précis à l’avance, y inclure tous les besoins et s’assurer de ne trop dépenser. Pour en arriver à ce stade de l’anticipation, il faut déjà avoir répondu à toutes les questions précédemment détaillées, qu’il s’agisse des objectifs du séminaire, du nombre de participants ou encore des activités à prévoir. Au-delà de ces grandes lignes, on commence également à lister tout le matériel nécessaire, la quantité de repas à prendre sur place, le prix des éventuels goodies que l’on compte élaborer pour l’occasion et les frais de déplacement, le cas échéant.
Privilégier les salles de séminaire atypiques : quels avantages ?
De nombreuses entreprises proposent la location d’espaces spécialement dédiés aux séminaires et semblent avoir pensé à tout pour le confort des participants. Mais contre toute attente, il peut être pertinent de se désintéresser ponctuellement de ces offres très présentes sur le marché, pour aller du côté des pratiques moins connues. En effet, en choisissant une salle ou un lieu de séminaire atypique, on décuple clairement ses chances de marquer les esprits et de rentabiliser son événement.
De la nécessité de sortir de ses murs
Plus que jamais, sortir de ses propres locaux permet d’engager l’événement sur un terrain plus neutre. Cela profite aux membres de l’entreprise, qui apprécient de découvrir un nouvel espace (d’autant plus s’il est atypique). Mais cela plaira aussi aux éventuels participants externes (fournisseurs, clients, partenaires), qui ne pourront que féliciter un organisateur capable de sortir des sentiers battus pour réunir du monde et faciliter la communication.
Travailler l’imagination et le bien-être dans un espace inhabituel
Il est tout à fait possible, en passant par l’intermédiaire d’OfficeRiders, de louer des espaces personnels pour y organiser des événements professionnels. À titre d’exemple, pourquoi ne pas réunir ses équipes dans un charmant appartement parisien, dans un quartier prisé, à un étage suffisamment élevé pour bénéficier pleinement de la lumière naturelle ? Dans un lieu agréable où l’on se sent comme « chez soi », on développe plus facilement du lien, mais on peut aussi plus aisément laisser place à son imagination.
Faire le point sur les prestations nécessaires, et les « à-côtés » qui
font la différence Pour ne rien laisser au hasard en choisissant l’espace qui accueille un séminaire, il faut bien évidemment identifier tous ses besoins au préalable. Comme précédemment évoqué, cela permet avant tout de bien anticiper son budget. Mais cette prévision reste requise, en parallèle, pour s’assurer que tout le monde puisse accéder à ce dont il a besoin et tire pleine satisfaction de l’événement.
Un cahier des charges précis pour les besoins techniques
Un simple ordinateur qui manque ou une connexion défaillante peuvent empêcher l’organisation d’une partie du séminaire et mettre sérieusement sa rentabilité en péril. C’est la raison pour laquelle, dans le cahier des charges, on prévoit absolument tout le matériel dont on aura besoin, qu’il s’agisse du nombre de tables et chaises, des câbles et connectiques, des projecteurs, des écrans, des fournitures de bureau et même des éléments pour faire une pause dans la salle (machine à café, fontaine d’eau, petits biscuits). Dans ce cahier des charges, on délimite également les dates de l’événement, pour s’assurer que les lieux soient mis à disposition sans aucune difficulté.
Ne pas oublier les petits plus qui peuvent tout changer
De nombreuses petites attentions satisferont pleinement les participants au séminaire, quel que soit le but de l’événement. Par exemple, la présence d’une salle de repos devient incontournable dès lors que le séminaire dure un minimum de temps. On prend soin de s’assurer que le mobilier sur place est confortable et adapté aux besoins des participants. Dans une optique plus ludique et « fun », on peut aussi penser à un billard, un baby-foot ou des œuvres d’art qui décorent l’espace. Tous ces éléments permettent de se sortir complètement l’esprit des conditions de travail, et de laisser s’épanouir son imagination ou son esprit de compétition, par exemple. L’emplacement du lieu du séminaire, pour finir, sera décisif. S’il est tout à fait possible de louer une zone atypique à peu près partout, chaque entreprise reste libre de sélectionner un espace proche de ses bureaux pour un accès plus simple des salariés, un point de rendez-vous en plein Paris pour mieux accueillir des personnes qui viennent de loin et empruntent les transports en commun, ou encore un secteur beaucoup plus éloigné, dans l'objectif d’un dépaysement total.
