Organiser un tour de france

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Tour de france, roadshow, tournée événementielle: les réunions et les événements pour vos collaborateurs ou une soirée pour des clients et prospects sont devenus des événements professionnels incontournables et de véritables moteurs pour votre business. Que ce soit pour fédérer, remercier, promouvoir un produit ou une marque à travers un événement itinérant à travers le territoire, ces événements professionnels demandent une préparation et de l’organisation pourassurer leurs succès.

Objectifs d’un tour de france

Fédérer ses équipes/collaborateurs

Une entreprise à dimension nationale, présente dans plusieurs régions peut parfois faire face à certaines contraintes, notamment liées à un manque d’échange avec ses équipes et de contrôle sur le bien-être au travail des équipes à distance.
Réunir ses équipes pour un séminaire, une formation ou une activité team-building, c’est avant tout créer un moment d’échange. Organiser des réunions itinérantes dans chaque région ou vos équipes sont présentes est une réelle opportunité d’impliquer vos collaborateurs et favoriser leur adhésion.
Un des objectifs de vos événements peut être de remercier et récompenser vos collaborateurs pour le travail qu’ils ont fourni sur toute l’année. Créer des occasions permettant à vos équipes de “sortir du cadre” de travail habituel et des instants de relâche sont très utiles, aussi bien pourvous rapprocher de vos équipes que pour maintenir leurs motivations.
Chacun le sait, la motivation est la clef de réussite et celle-ci doit rester une préoccupation permanente pour un manager. Ces moments permettront donc à vos collaborateurs de pouvoir émettre leurs avis, partager leurs idées, visualiser et faire émerger ensemble des nouvelles perspectivesen créant une atmosphère autour de l’écoute et de l’échange. L’émulation créée peut être une véritablesource de motivation.


Créer et fédérer une communauté

Si vous souhaitez aller à la rencontre de votre public et créer un sentiment de proximité, d'échange et de convivialité, les road shows sont fait pour vous ! Organiser un tour de Franceà travers desévénements uniquesest l'opportunité de faire vivre une expérience à vos clients dont ils se souviendront!
Celui-ci peut vous permettre en effet de répondre à différents besoins : se faire connaître, augmenter et développer son portefeuille clients, se créer un nouveau réseau, véhiculer une bonne image de l’entreprise.
Si vous êtes une entreprise principalement active sur le net, il peut être difficile de vous faire une véritable idée sur vos clients et prospects. Organiser un roadshow national est une façon d’attirer du monde, de donner un nouvel élan à un projet et de développer votre notoriété et peut être efficace pour faire connaissance avec vos prospects en les rencontrant face-à-face.

Donner un large accès à une formation - dimension nationale

Les formations sont parfois indispensables pour maintenir un niveau d’expertise optimal au sein d’une équipe. La formation de vos collaborateurs est donc un enjeu majeur en termes de compétence. A travers l’organisation d’un tour de France, un calendrier de session de formation dans plusieurs régions permet de faire voyageret former vos équipes dans deslieux atypiques. Dans une ère où les échanges et interactions sont de plus en plus digitalisés, il reste néanmoins avantageux de créer et/ou conserver un contact physique et de graver ses méthodes et acquis à travers nos relations humaines.
Organiser un tour de France de formation, c’est également une opportunité de donner accès à une toute autre expérience : travailler sur les “émotions”, le “bien-être” influence l’engagement et le souvenir de la formation, qui sera bien plus efficace que dans un cadre classique.

Lancement d’un nouveau produit

Si vous recherchez à promouvoir un produit ou un service, notamment à l’occasion d’un lancement d’envergure, une tournée promotionnelle est un allié marketing de choix ! Ainsi, il s’agit de promouvoir une nouveauté au sein de votre entreprise, auprès de vos clients et prospects: une nouvelle ligne, un nouveau produit ou simplement un modèle amélioré. C’est le sens de l’inédit qui est mis en avant.
Lorsque vous allez à la rencontre des clients avec votre produit, il est possible pour eux de le toucher, de goûter, sentir et tester. C’est un moment unique pour créer une véritable connexion émotionnelle,faire passer des messages alternatifs. Vous pouvez jouer sur cette première expérience au sein de lieux atypiques“à thèmes” qui collent aux valeurs de la marque et du produit.
Cette expérience laissera dans leur esprit un souvenir plus mémorableque de simplement voir le produit dans un magazine ou entre deux téléfilms. Prenons pour exemple la démonstration de l’efficacité d’un produit: un test en condition ne ment pas, une vidéo peut. Nous sommes plus susceptible de faire un achat lorsque l’on est sûre de ne pas avoir de mauvaise surprise.


2.0 Organiser un tour de france: Les étapes

Transmission d’un cahier des charges complet.

Le cahier de charges constitue la ligne directive de la mise en place de l’événement. Ce cahier de charges a pour but principal de répondre à plusieurs questions de façon claire et précise afin que la ou les personnes en charge de vous accompagner puissent comprendre aux mieux les besoins de votre entreprise/projet. Le secret d’un événement réussiest simple: une préparation minutieuse. Négligez-là et vous risqueriez de ne pas satisfaire vos collaborateurs et vos clients. Le maître mot de cette étape sera donc l’anticipation. Lors de la transmissions du cahier de charges, le brief devra inclure un certain nombre d’informations :

  • Objectif et contenu du tour de france outournée promotionnelle

  • La cible

  • Les intervenants extérieurs

  • Les dates, les villes et horaires des événements

  • L’estimation du temps de montage et démontage

  • Le type et format de l'événement

  • Les besoins en terme de service additionnels (traiteurs, équipements et activités)

  • Le budget par événement pour lalocation du lieu et les services additionnels

  • Les éventuelles contraintes

  • Les besoins techniques

  • Le cas échéants les accès ou parking nécéssaire

N’hésitez pas à évoquer ce que vous avez fait les années précédentes et si c’est un projet régulier ou appelé à le devenir.

Comment choisir les villes

Cartographiez votre réseau et trouvez le point de rencontre optimal est une étape essentielle. Le choix des villes pour votre Roadshow ou tour de france, peut passer par des villes stratégiquesou vous avez le plus de vos collaborateurs ou le plus grand nombre de vos clients localisés par exemple. Cela peut également être une occasion de sortir des grandes villes ou vous avez vos habitudes et de cibler des régions en lien avec vos produits et vos nouveautés (lancement d’une nouvelle crème solaire sur la côte d’Azur, présentation de produits écologiques dans des maisons cachés à la campagne ou en bordure de forêt, journées presse dans les grandes villes…)

Trouver le lieu adéquat et l’anticipation de la logistique.

Le lieu est un élément clé de la réussite d’un événement. Il doit être en lien avec le message et l’image que vous souhaitez véhiculer. La volonté de se retrouver dans des espaces agréables “Comme à la maison” et l’expansion de l’économie collaborativeont permis de favoriser l’accèsaux PME, startups et grands comptes à unlarge choix de lieux “hors du cadre”.
Lors du choix des lieux, les aspects logistiques ne doivent pas être négligés. Ceux-ci doit intégrer plusieurs données, parmis lesquelles vous pouvez trouver :

  • Les personnels dédiées à la mission et leur répartition dans les villes
  • La location du matériel: équipements audios, modules mobiles
  • L’estimation du temps de montage et démontage
  • La durée des déplacements entre chaque villes
  • Le temps consacré à chaque opération

Le lieu doit être accessible à vos collaborateurs et clients si ils ne sont pas véhiculés. Privilégiez donc un espace localisé près de transports en commun. Soyez attentifs à la taille du lieu, au confort des participants, au nombre de places assises si nécessaire. Si vous avez prévu un événement en extérieur, prévoyez un espace intérieur assez volumineux pour vous accueillir en cas de pluie.
Jouez sur le côté inédit de votre événement en choisissant un lieu atypique inconnu du public, en adéquation avec les valeurs de l’entreprise et/ou en phase avec l’image de marque du produitou service. Le choix d’unlieu “comme à la maison” dans lequel ils se sentent bien vous permettra de favoriser les échanges etcréer une ambiance convivial.

Le jazzy loft
5.0(2 avis)

Validation des lieux :

Le choix du lieu est primordiale, il s’agit de la première image que vos invités vont avoir de l’événement. C’est pourquoi une visite du lieu en amont de la validation est évidemment fortement recommandée. Il est également important de prendre en compte l’environnement et la localisation du lieu. En effet le quartier dans lequel celui-ci se trouve peut donner le ton au type d’événement que vous allez organiser. Prenez en compte certains éléments comme la présence de travaux dans la rue et l’accessibilité du lieu en voiture et transports en commun: un espace trop excentré de votre cible de client peut en décourager certain.
Le second point à prendre en compte et l’agencement du lieu en lui même : la lumière, la taille des pièces, l’aménagement et le mobiliers utilisés ainsi que la présence d’un extérieur sont des éléments importants à visualiser avant la validation du lieux. Tous ces points vont jouer un rôle dans l’ambiance que vous souhaitez créer. Faite attention à ce que l’espace corresponde à l’image et à l’objectif de votre événement.
Enfin l’accessibilité pour vos partenaires est importante. Prenez en compte vos besoins techniques, mais également les besoins des services traiteurs et assurez vous que cela est possible dans l’espace que vous sélectionnez. De mauvaises surprises peuvent vite arriver, il est donc primordiale que vous puissiez projeter tous les éléments de votre événement au sein du lieu choisi. Si le lieu rempli toutes les conditions, il vous suffit alors de le valider en vous assurant tout de même que les CGV et les CGU correspondent également au type d’événement que vous souhaitez organiser.

Comment choisir son traiteur

Pour choisir le traiteur idéal de l’événement que vous organisez, il vous faut une pointe de curiosité, deux doigts de bons sens et quelques grammes d’esprit sélectif. Que ce soit pour une réunion, une journée team-building ouun événement à thème, l’important est de trouver un traiteur qui s’adapte à vos besoins et à votre budget. Le traiteur est bien souvent incontournable et participe à l’ambiance générale de votre événement. De plus, il joue un rôle essentiel dans l’expérience de vos collaborateurs et clients: On se souvient tous d’un mauvais buffet et cela serait dommage.
Privilégiez des traiteurs recommandés, traiteurs locaux qui travaillent avec des produits frais. Internet est une mine d’or pour trouver des informations mais la meilleure publicité reste le bouche-à-oreille! Cette étape est tout le côté stratégique : choisissez des produits en accord avec vos valeurs et l’image et autour du thème que vous souhaitez mettre en avant - Par exemple, si vous voulez promouvoir une nouvelle marque de bière, partez sur un format convivial de planches de charcuterie et fromage, le lancement d’une crème solaire se fondra parfaitement dans un décor plage/été autour d’un barbecue et de planchas. Sachez que la présentation et la décoration des plats sont toujours appréciées par tout le monde et que des animations culinaires peuvent transformer votre événement en un moment inoubliable en favorisant les échanges entre les invités et collaborateurs.
Identifier le type de traiteurs le plus adapté (cocktail, buffet) et cibler les quantités corrects peuvent être une étape délicate. Notez qu’en fonction du format de votre événement (formation en matinée,lancement de produit en soirée,team-building afterwork), le service ne sera pas le même : si vous souhaitez un cocktail dinatoire, privilégiez un réajustement du buffet au cours de la soirée. Il est important d’anticiper les quantités afin qu’il soit servis au fur et à mesure pour qu’il y en ait tout au long de la soirée. Pour un afterwork ou un petit-déjeuner, le buffet peut être dressé au début de l’événement.
Validez et finalisez le traiteur dès que vous avez le nombre final de participants. Il sera nécessaire par la suite de valider quelques points avec le traiteurs afin de vous assurer de la faisabilité de votre projet : l’accès au lieu, les capacités de stockage(réfrigérateur), stationnements, les besoins en terme de staff et matériel (tables, nappes, couverts, décorations).

Formation du staff sur place

Bien souvent, le personnel est un service inclut dans la location du lieu. Ils ont l’habitude des événements sous différents formats et sont capable de s’adapter à toutes situations. Dans la mesure où le personnel ne vous est pas proposé par les lieux particuliers, vous serez très certainement aiguillés par l’agence événementielle ou l’entreprise à laquelle vous faites appel pour l’organisation de vos événements. Toujours dans une démarche d’anticipation du jour J, veillez à consacrer du temps dans la formation du personnel sur place: les horaires d’arrivée des invités et la gestion de fin de l’événement. Si vous avez prévu des temps de parole, indiquez les démarches à suivre pour la coordination des ateliers et du traiteur. Quels sont les rôles que doivent jouer le personnel sur place : organiser un espace d’accueil pour récupérer les manteaux, indiquer les espaces de réception, s’occuper du service. Également à ne pas négliger : pensez à indiquer le dress code. Ces éléments vous permettront de ne pas ajouter de stress inutile à l’organisation de votre événement afin de profiter du moment et de garantir son succès.

Réussir son tour de France de réunions ou de formations

Savoir gérer ses équipes au quotidien n’est pas simple pour un Manager, d’autant plus lorsqu’il s’agit de suivre vos équipes commerciales à distance lorsque l’entreprise est présente dans plusieurs régions. Un tour de France de réunionset formations itinérantesréussi, c’est prendre le temps d’organiser un moment adapté et unique pour chaque équipe et bureau que souhaitez réunir. Malheureusement,,certainesformations proposent beaucoup de théorie et très peu de rencontres concrètes et d’interactions. C’est l’occasion de permettre à vos équipes de rencontrer des intervenants professionnels inspirants et passionnantsafin detravailler sur l’ouverture d’esprit et la curiosité.Privilégiezun lieu convivial atypique, propice aux échanges avec plusieurs espaces distincts
Il est important d’organiser un moment ou vos équipes peuvent échanger et discuter pourfaire un point sur l’activité, renforcer votre lien avec l’équipe et soulever l’ensemble des problématiques qu’ils pourraient se poser. La réunion d’équipe itinérante sera l’occasion de partager les difficultés et les réussites de chacun. Il s’agira alors de trouver des méthodes pour pallier le manque de proximité avec vos commerciaux et autres. Pourquoi ne pas regrouper vos équipesautour d’ateliers thématiques ? Un cours de théâtrepour travailler l’expression oraleetla confiance en soi par exemple.


Organiser un tour d’événements réussi

Le roadshow est un événement important et de nombreux aléas peuvent intervenir au cours de son organisation et pour éviter les imprévus, il faut bien se préparer. Marquez l’esprit de vos clients et prospects en les accueillant dans un lieu d’exception, jamais vu, originalou bien loin de l’image “corporate”. Sortir du cadre classique pour un événement ne peut être que bénéfique, que cela soit pour organiser le lancement d’un produit ou pour former ses collaborateurs à des nouvelles technologies.
Pour créer un tour d’événements réussi, faites la différence en sortant des sentiers battus. Les marques et les publics eux-mêmes sont demandeurs d’interactions que ce soit avec la marque, le produit, les collaborateurs, toujours dans la même optique, ne pas rester spectateurs ! Si l’objectif de votre tournée événementielle est defédérer vos équipes et de créer un moment pour faire valoir la culture de l’entreprise, mille façons existent pour valoriser chacun de vos collaborateurs et les unir : susciter l’intérêt, créer l’adhésion ou fédérer son équipe peut se faire à travers des ateliers ou des animations, des défis, des interventions qui sortent encore une fois de l’ordinaire et du secteur professionnel.
Si l’organisation de votre tournée promotionnelle à pour but de faire connaître au grand public un nouveau produit, alors il sera important de présenter les aspects de la création, du design et l’expertise autour d’animations proposant de tester le produit. Un événement professionnel est également l’occasion de rencontrer des futurs clients, partenaires et collaborateur: Pensez donc à créer un environnement propice à l’échange, un espace calme et des temps d’échanges.
Dernier point mais pas des moindres, il est très souvent indispensable de faire appel à des hôtesses/hôtes d’accueil et/ou de service afin de s’assurer d’une bonne fluidité et coordination de votre événement et également de pouvoir vous consacrer pleinement à vos invités. Lors de l’organisation d’un roadshow ou d’autres événements de ce genre, votre principal objectif est de promouvoir votre image de marque. Si ce type de prestation n’est pas proposée en même temps que la location, certaines agences proposent des hôtesses pour vous épauler pour que votre événement se déroule dans les meilleures conditions.

3.0 Les atouts de la solution OfficeRiders pour un tour de France réussi :

3.1 Large parc d’espaces qualifiés et atypiques

OfficeRiders offre une solution innovante et en phase avec les enjeux actuels. En surfant sur les nouvelles technologies et sur l’économie collaborative, OfficeRiders crée la première marketplace proposant des espaces de vie sous-utilisés chez l’habitant, à destination des professionnels.
Il ne s’agit plus de salles de réunion classiques entre quatre murs blancs mais d’expérimenter la réinvention de vos méthodes de travail habituelles, en saisissant l’occasion de vous réunir dans des espaces uniques et atypiques pour vos réunions, formations, événements clients, presse et influenceurs, team-buildinget/ou lancementsde produits… Ces espaces sont soigneusement sélectionnés et répondent à une charte précise afin de vous garantir deslieux atypiques, fonctionnels et équipés qui s’adaptent à des besoins professionnels variés, vous assurant des moments agréables et inoubliables.

Expert en acquisition de nouveaux lieux adaptés

OfficeRiders s’adapte à tout type de projet. Que vous souhaitez voir votre lancement de produit se dérouler dans une villa d’exception ou dans une galerie d’art partout en France, OfficeRiders vous propose une offre sur mesure.
Afin de répondre à une évolution des demandes, OfficeRiders met en avant son expertise dans l’acquisition de lieux les plus adaptés à vos besoins. OfficeRiders met à disposition une équipe experte pour vous dénicher des lieux uniques pour votre projet, quelque soit la thématique ou la ville. Les lieux sont alors sélectionnés avec soin et briefés sur la charte et les valeurs de l’entreprise et bien évidement sur l’organisation de l’événement en question. Par ailleurs, un grand nombre de partenaires partout en France à travers des conciergeries et des acteurs locaux permettent à OfficeRiders de proposer une offre qualifiée rapidement.

Un service d’accompagnement unique

L’accompagnement OfficeRiders pour vos tours de France est l’assurance d’une expérience de travail révolutionnée. OfficeRiders mise tout sur un service client satisfaisant. Un account manager vous est dédié tout au long de l’organisation de votre projet. A l’écoute et proactif, il saura trouver avec vous les aspects nécessaires à son bon déroulement et rendre vos événements mémorables.
Une communication claire et efficace est un élément clé pour un projet réussi. Organiser un tour de France ne laisse aucune place à l’improvisation. Dès réception de votre brief, nous échangerons avec vous pour connaître vos attentes, les objectifs de votre événement et l’ambiance que vous souhaitez créer. Une première sélection de lieux vous sera envoyé puis celle-ci sera affinée avec vous pas à pas. Dès la validation des espaces, une sélection de traiteurs et prestataires vous seront proposés puis validés ensemble en fonction de vos besoins. Nous nous chargeons de tenir informé les partenaires tout au long de l’organisation de votre événement et de les briefer au mieux sur vos attentes.

Un écosystème de partenaires : une multitudes de services additionnels et activités

OfficeRiders se différencie en mettant en avant le côté humain dans l'expérience de location d’espace. Après avoir identifié un espace adapté à votre projet, un écosystème de partenaires soigneusement sélectionnés et testés, vous donne un large choix de services additionnels offrant un tournant inoubliable à votre événement.
Côté catering, c’est la crème des artisans et prestataires locaux qui donne un goût à votre événement : cuisine maison, torréfacteurs collaboratifs, chefs renommés ou street food exotique, OfficeRiders s'attache à proposer des options qui se démarquent, à l'image des espaces qui vous accueillent.
Grâce à de nombreuses activités originales, customisez vos tours de France en un clic et augmentez votre indice de bonheur au travail : yoga, massages, ateliers d'improvisation, cours de cuisine, dégustations, magie numérique... un panel de nouvelles expériences, sans limite. C’est l’opportunité de créer des temps forts et de marquer l’expérience de vos collaborateurs et de vos clients. Les ressentis marquent, surprennent et permettent sans fin de tisser du lien durable avec l’entreprise.