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Louer une salle de formation avec OfficeRiders

La réussite d’une formation, étroitement liée à la qualité du lieu choisi

L’organisation d’une formation nécessite de se poser beaucoup de questions en amont, autant sur le fond que sur la forme. Afin que les efforts fournis soient payants et que l’expérience soit aussi enrichissante que possible pour tous, il faut ​mettre en place un contexte propice à la concentration​, bien évidemment. Mais les participants ont aussi besoin de ​se sentir bien, d’être à l’aise et dans un état serein pour se montrer réceptifs, sans compter que leur capacité à s’intéresser aux contenus sera accrue dans un ​cadre stimulant​. Comment la ​qualité de l’espace de formation influe-t-elle sur l’expérience elle-même ​? Pourquoi s’agit-il d’un critère déterminant dans l’organisation ? Quels sont les choix à privilégier ?

Anticiper clairement ses besoins pour établir un briefing détaillé

Chaque formation est unique et, en ce sens, les ​besoins ne sont jamais les mêmes​, qu’il s’agisse des équipements, de la capacité de la salle, des aménagements annexes, des dispositifs d’affichage, etc. Ainsi, dans la phase préparative, l’organisateur va ​rédiger un briefing complet résumant toutes les exigences qui doivent être intégrées au choix du lieu. Il ne faut absolument rien oublier, et prendre le temps de bien se projeter pour éviter les mauvaises surprises le jour J.

La capacité d’accueil

Bien évidemment, il s’agit d’un élément essentiel à prendre en compte. ​Combien de personnes assisteront à la formation​ ? La réponse influera automatiquement sur le choix du lieu : les solutions trop exiguës seront d’emblée éliminées, car les participants ont besoin d'espace pour leur bien-être !
Il ne faut pas oublier que chacun est susceptible d’apporter avec lui un ordinateur, une bouteille d’eau, un en-cas, de quoi prendre des notes, etc. Ainsi, on ne se contente pas, non plus, de louer un local « juste assez grand ». Tout le monde doit être en mesure de ​s’installer confortablement, sans avoir l’impression d’empiéter sur le territoire du voisin​.

La disposition des lieux

Toutes les formations ne se déroulent pas forcément comme dans une salle de classe, avec un enseignant face à des élèves sur des tables. Il peut y avoir un ​mélange entre phases théoriques et périodes de pratique​, ou même des moments ​consacrés au débat entre les participants​.
En regardant les espaces disponibles à la location, l’organisateur doit donc penser ​à chaque étape de l’événement​, pour s’assurer qu’à chaque instant, il sera possible d’adapter les lieux aux besoins pédagogiques.

Les horaires et dates

Certains lieux, en matière de formation, sont ​particulièrement recherchés et nécessitent une réservation au moins plusieurs mois à l’avance​. Ainsi, si l’anticipation n’est plus une option pour l’organisateur, ce dernier doit pouvoir dater sa formation assez rapidement, pour simplifier les démarches administratives. Il aura également besoin de savoir les horaires, même si certains espaces se montrent réellement flexibles et peuvent proposer des tarifs à la journée, avec la possibilité de disposer du lieu à n’importe quelle heure du matin ou du soir (pour commencer tôt autour d’un petit-déjeuner ou finir plus tard sur un apéritif dinatoire, par exemple).

Le budget et les extras

Le briefing de l’organisateur de formation, véritable cahier des charges servant à choisir au mieux les locaux, doit bien évidemment ​donner une idée claire et précise du budget à disposition​. Cela permettra aussi de savoir, d’un lieu à l’autre, s’il est possible de bénéficier de certains extras, comme le repas pris en charge ou des équipements supplémentaires.
D’ailleurs, lorsqu’il a conscience que certaines prestations dont il a besoin font souvent partie des extras facturés en plus du prix de base, l’organisateur doit bien anticiper cet élément, afin d’éviter les mauvaises surprises à réception des devis.

Organiser l’espace de manière dynamique pour stimuler les participants

Quelle que soit la nature de la formation, le choix d’un ​espace modulable et flexible profitera forcément à tous​, parce qu’il s’agit d’une excellente barrière contre la morosité et le manque de motivation.

L’implantation des tables

L’implantation des tables à la manière d’une ​classe d’école, très répandue​, n’est pas la seule solution possible pour une formation. Il s’agit toutefois d’une option envisageable pour les périodes de cours « magistral », lorsque l’on est simplement dans l’optique de délivrer des informations aux stagiaires.
Pour encourager ​les échanges et les discussions​, on favorise idéalement les ​implantations en U ou tables de réunion​, qui offrent l'opportunité d’utiliser des ordinateurs si besoin, à condition d’avoir le mobilier adapté (meubles informatiques escamotables, permettant de faire monter et descendre les écrans, par exemple).
Pour réaliser des ateliers, il peut être préférable de ​définir des îlots​, facilitant le travail en petits groupes. Encore une fois, même si ces moments ne représentent pas 100 % du temps de formation, rien n’empêche de privilégier un aménagement flexible et de bouger les équipements au rythme des différentes étapes du stage.

Le besoin de fluidité et de liberté de mouvement

Pour qu’elle leur profite totalement, la formation ne doit absolument pas être subie comme une contrainte par les participants. C’est la raison pour laquelle, quels que soient les aménagements choisis, il reste indispensable de ​penser à la liberté de mouvement dont chacun doit jouir​.
Très concrètement, on ne doit pas se sentir bloqué toute la journée sur une chaise : cela ne sera bénéfique ni pour la concentration, ni pour la motivation. Les chaises ou fauteuils doivent être suffisamment mobiles pour que l’on ne soit pas « collé » au mur ou à la table.
De plus, même pour les formations les plus théoriques dans lesquelles on ne prévoit pas spécialement de mouvement ou d’atelier pratique, il faut programmer des ​moments de pause pendant lesquels chacun sera libre d’aller chercher un café, se dégourdir les jambes, reposer son esprit le temps de quelques minutes. Et si le simple fait de quitter sa chaise pour rejoindre l’extérieur implique d’attendre que tout le monde ait libéré l’espace, on s’ajoute des contraintes qui ne permettront pas de réunir toutes les conditions idéales pour une formation réussie.

Employer tout le matériel nécessaire pour transmettre les savoirs

dans de bonnes conditions
Les informations s’ancreront beaucoup mieux dans les esprits si elles sont présentées de manière attractive, dans des formes variées. Au moment de louer une salle de formation, l’organisateur doit donc vérifier que le ou les intervenant(s) pourront ​utiliser un large panel de supports pour diversifier les méthodes d’apprentissage.

Les supports visuels pour garder l’attention de tous

Si les orateurs les mieux formés captivent leur audience avec le simple pouvoir de leur voix, il faut généralement ​s’aider de supports visuels ​pour que les participants ne soient pas trop vite perdus dans le contenu de la formation. Dans certains cas, ceux-ci deviennent même indispensables afin d’illustrer les propos et d’apporter des informations concrètes, compréhensibles et mémorisables.
On aura logiquement besoin d’un écran dans une salle de formation, mais on pourra apprécier d’utiliser des écrans interactifs​, qui offrent davantage de flexibilité dans la pratique. Le tableau reste également un impératif.

Confort et ergonomie du mobilier

On n’y pense pas assez : pendant une formation, si l’on reste assis des heures entières sur une simple chaise, on risque rapidement d’avoir des ​douleurs musculaires ou articulaires​. Bien évidemment, elles empêchent vite de se concentrer, sans compter qu’elles démotivent et ne donnent pas une bonne image générale de l’expérience.
En ce sens, on n'hésite pas à ​privilégier le mobilier ergonomique, ainsi que les alternatives atypiques​, pour que les participants se sentent parfaitement bien. L’ajout de zones conviviales avec des canapés, pour faciliter le dialogue et se détendre entre deux sessions intensives, se présente par exemple comme une option très judicieuse.
On a aussi parfois tendance à ​omettre l’indispensable matériel annexe​ : avant de louer une salle, il faut vérifier qu’il y a bien un vidéoprojecteur sur place, savoir si les fournitures de bureau sont incluses ou pas, etc.

Miser sur un lieu de formation qualitatif, original et adapté

Dès lors que l’on remplit ​toutes les exigences de base du cahier des charges pour un lieu de formation​, il convient de s’intéresser aux détails qui peuvent tout changer. Pourquoi ne pas louer un espace atypique, qui ne sert pas uniquement aux formations, qui surprendra les participants et garantira une expérience inoubliable ?
Un cadre verdoyant : entre surprise et calme bucolique
Pour une formation destinée à des cadres sans cesse stressés par un rythme effréné et une vie citadine, l’idéal serait de trouver un lieu dans lequel on laisse un ​maximum de place à la verdure​. Certains peuvent inclure un petit jardin, ou simplement être décorés avec beaucoup d’effets naturels.

Un espace à l’image des valeurs véhiculées

En choisissant de présenter une formation dans une salle atypique, on s’ouvre la possibilité de ​la personnaliser selon sa propre philosophie​. Par exemple, l’organisateur pourra accrocher des affiches ou des éléments décoratifs à l'image de la marque, utiliser des accessoires étonnants pour affirmer une réputation innovante ou même donner un côté fun et décalé à la formation, ce qui pourra notamment plaire aux jeunes talents.

Choisir un lieu facilement accessible

Les entreprises qui ont implanté leurs locaux dans les périphéries ont tout intérêt à rechercher des lieux de formation atypiques en centre-ville : cela leur permettra d’abord de ​sortir de leurs murs et de leur zone de confort​, de se dépayser un minimum et de mieux apprécier le moment.
De plus, pour les stages destinés à accueillir des personnes venant parfois de loin, la proximité avec les gares, aéroports et autres lignes de métro apparaissent comme des arguments forts !

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