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Louer une salle de conférence avec OfficeRiders

Location d’une salle de conférence : comment bien anticiper et réussir à captiver son audience ?

Quand une entreprise tient une conférence, elle le fait toujours dans un objectif bien précis : informer ses partenaires, ​instruire ses employés, ​engager le débat pour progresser en recherche et développement, ​faire la promotion d’une nouveauté​, donner envie aux participants de travailler ensemble et faciliter la collaboration, etc. Quel que soit le but visé, un ​budget minimum est sollicité​, on consacre du ​temps à l’organisation et, en toute logique, on espère de bons retours sur investissement.
Pour que la conférence soit réussie, l’enjeu incontournable réside dans sa ​capacité à captiver l’audience​, à susciter tout son intérêt et même à la rendre proactive pendant la durée de l’événement. De l’aménagement de l’espace au contenu de la formation en passant par la décoration et l’agencement des lieux, tous les détails auront une importance décisive sur les résultats finaux.

Qui participe à la conférence : la question essentielle

Bien évidemment, toutes les manœuvres effectuées dans l’objectif d’intéresser les participants et de laisser une trace indélébile de l’expérience dans leur cerveau dépendent directement des caractéristiques propres de cette audience​. Il faut bien la cerner avant de choisir sa location de salle, et de préparer les contenus qui vont être présentés le jour J.

Offrir à chacun un minimum d’espace vital

Avant même d'étudier son public d’un point de vue qualitatif, on commence par l’​analyser de façon très succincte et quantitative​ : combien de personnes sont attendues pour l’événement ? En fonction de ce critère essentiel, on sélectionnera un local plus ou moins vaste, on prévoira suffisamment de pièces confortables pour s’installer et de denrées alimentaires / boissons pour les pauses.

Âge, catégorie socioprofessionnelle, statut : des attentes différentes

Du public jeune qui vient se former aux cadres déjà bien expérimentés désirant se perfectionner ou mettre à jour leurs connaissances, les ​besoins et exigences varient​. Ainsi, au moment de chercher une salle de conférence en location, il faut bien avoir en tête la catégorie socioprofessionnelle dominante, l’âge moyen et le milieu d’appartenance des participants. Plus le groupe est homogène, plus il sera possible de s’orienter vers des choix audacieux. Naturellement, si l’on veut générer un effet de surprise, on n’agira pas de la même manière avec des 25-35 ans qu’avec des 40-55 ans !

Donner une image cohérente de l’organisateur

Contre toute attente, le choix de l’espace dans lequel se déroule la conférence ne dépend ​pas uniquement des critères propres à l’audience​. En effet, l’identité de l’organisateur (marque, entreprise), mérite aussi d’être mise en perspective avec la nature des lieux. Très concrètement, l’aménagement, la décoration, l’architecture et l’agencement des zones donnent le ton. Quand on souhaite impulser une image innovante de sa structure, on évite donc de se contenter d’une classique salle sans personnalité, sans cachet et sans originalité !

La multiplicité des équipements et leur adaptabilité, des enjeux essentiels pour une conférence réussie

Qu’elle se déroule sur quelques heures seulement ou sur plusieurs journées successives, une conférence va forcément ​s’appuyer sur plusieurs supports​. Même en présence d’un excellent orateur, on a toujours besoin de ​données visuelles pour compléter le discours, illustrer les propos ou encore faciliter des processus comme la compréhension ou la mémorisation.

Vidéoprojecteur, tableau interactif, paperboard : donner vie à ses propos

Dans une conférence, on part souvent du principe que ​toute l’audience arrive approximativement avec le même niveau de connaissances​. Par souci de cohérence, les événements bien organisés ciblent effectivement des personnes qui se placent sur des compétences similaires, afin d’éviter que certains s’ennuient et que d’autres ne comprennent absolument rien.
Toutefois, il se peut que certains termes plus techniques échappent à quelques personnes. Dans ce cas, au lieu de s’attarder à les expliquer, on peut tout simplement continuer son discours, et ​afficher la définition sur un diaporama​. Il s’agit d’une utilisation possible, mais il en existe beaucoup d’autres : montrer des statistiques, lire une vidéo ou des pages sur le web, etc.
Plus moderne, le tableau interactif peut aussi être un véritable plus, permettant d’avoir une approche plus dynamique autour des contenus présentés à l’écran​. Et cela n’empêche pas de mobiliser l’authentique « paperboard », intemporel et toujours pertinent, pour d’autres buts.
Pour résumer, on doit s’assurer avant de louer une salle de conférence que ​tout le matériel dont on peut avoir besoin est bien à disposition​. L’idéal étant de miser sur une grande variété de supports pour ne pas lasser les participants.

Tables, chaises, mobilier : l’ergonomie avant tout

À l’heure où des enjeux comme la RSE (responsabilité sociétale des entreprises) pèsent de plus en plus lourd, on ne peut se permettre d’envisager une conférence pendant laquelle l’assistanat se sentirait mal à l’aise.
Ainsi, en comparant les différents lieux disponibles à la location, on commence par ​regarder la qualité du mobilier, et on conserve des exigences hautes en la matière​. De vulgaires chaises en plastique ne suffiront pas si l’événement est amené à durer : il faudra des assises plus ergonomiques, afin de bouger facilement ou de se reposer les coudes et le dos, entre autres.
En parallèle, il devient nécessaire d'anticiper quels ​équipements seront apportés par les participants​ : vont-ils simplement venir avec un stylo et du papier pour prendre des notes ou auront-ils besoin de leur ordinateur ? Selon les circonstances, il faudra bien évidemment que les tables offrent suffisamment d’espace pour bien s’installer, et qu’elles soient modulables pour garder une bonne position tout au long de la journée.

##La flexibilité, un enjeu essentiel
Beaucoup estiment que les offres traditionnellement consacrées aux conférences manquent de flexibilité. On se contente de mobilier classique et, même si l’on attache de l’importance au confort et à l’ergonomie, on n’ouvre pas vraiment la porte à des ​aménagements plus audacieux​.
Pourtant, à l’heure où les professionnels sont vite lassés d’un contexte de formation ou de réunion systématiquement similaire, il devient opportun de les surprendre en ayant la possibilité de transformer la salle de conférence en espace de débat, par exemple​. Si les locaux traditionnels n’offrent pas toujours cette liberté, les versions plus atypiques, que l’on trouve sur Office Riders, peuvent parfois le permettre, car il s’agit de lieux qui ne sont pas initialement dédiés aux conférences, et que l’on agence selon les besoins de chacun !

##Des espaces de pause accueillants pour tirer le meilleur des participants
Idéaux pour ​créer du lien social mais également pour reposer les esprits et les rendre plus performants, les ​moments de pause sont capitaux dans toute conférence. Dans un lieu atypique, ils permettront aussi de découvrir les espaces verts, de se promener dans une pièce décorée d’œuvres d’art ou simplement de prendre l’air sur un balcon avec une jolie vue sur la ville. On sous-estime trop l’importance de ces petits plaisirs, parfaits pour refaire le plein d'énergie et d'enthousiasme à la fois.
De plus, au moment de sélectionner le ​lieu de la conférence​, il faut veiller à ce que l’emplacement facilite la prise de repas sur place​, si la présence des participants est requise le matin et l’après-midi. Idéalement, on propose de prendre en charge ce repas et de le partager tous ensemble dans une agréable pièce. Mais on peut tout à fait choisir de s’implanter dans un quartier bien animé, pour que le déjeuner soit pris dans un restaurant proche.

Soigner les ajouts qui peuvent tout changer tout en maîtrisant son budget

L’art d’organiser une conférence repose sur une compétence particulière : savoir ​faire les bons choix parmi toutes les options qui raviront l’audience​, tout en ​réussissant à bien respecter un budget déterminé à l’avance​. Pour relever ce défi, il faut bien évidemment rédiger un cahier des charges complet avant de se projeter, car ce type d’événement nécessite avant tout un maximum d’anticipation.

Le lieu atypique qui va tout changer

Pour garantir le succès d’une conférence, on peut miser sur trois arguments essentiels :

  • Les intervenants (popularité, crédibilité)
  • Les sujets évoqués
  • Le lieu
    Sur ce dernier élément, il est tout à fait possible de ​convaincre davantage de monde en proposant un lieu original​, facile d’accès, qui suscite la curiosité et donne la motivation suffisante pour se déplacer. Lorsque l’événement se déroule dans un cadre inhabituel, même si les thématiques restent des classiques, la cible sera plus volontiers intéressée, car elle associera le rendez-vous à quelque chose d’insolite et d’inattendu, elle aura envie d’en savoir plus.
    Miser sur un lieu atypique ne coûte ​pas forcément plus cher​, surtout lorsque l’on passe par des plateformes collaboratives comme Office Riders, créant le lien entre des organisateurs et des personnes qui cherchent à utiliser des lieux dont ils sont propriétaires.

Ces petits plus pour « booster » une conférence

Dans un lieu d’art, un appartement parisien chic ou encore au sommet d’un grand immeuble avec un panorama exceptionnel, on a déjà toutes les chances de donner envie aux auditeurs potentiels de se déplacer à la conférence.
Mais pour qu’elle ​marque vraiment les esprits et remplisse des objectifs précis (motiver les équipes, faire mémoriser un maximum d’informations, donner une belle représentation de son entreprise, etc.), quelques petites attentions peuvent tout changer. Par exemple, pendant la pause-café, un fond musical (avec des sons choisis en fonction de l’identité de l’organisateur et de la cible) peut étonner dans le bon sens du terme.
De même, le simple fait de proposer un ​petit-déjeuner de bienvenue mettra tout le monde de bonne humeur et facilitera la mise en confiance de chacun. On peut aussi penser à offrir des goodies aux participants, sans jamais oublier que toutes ces initiatives doivent rester dans le budget initial !