Reunirse en toda Francia

2.0 Organización de un Tour de Francia: las etapas

Enviándonos un pliego de condiciones completo.

El Especificación es la guía para la Ejecución del evento. El principal objetivo del Especificación es responder de forma clara y precisa a una serie de preguntas para que la(s) persona(s) encargada(s) de acompañarle pueda(n) comprender mejor las necesidades de su empresa/proyecto. El secreto del éxito es sencillo: una preparación minuciosa. Si la descuida, corre el riesgo de no satisfacer ni a sus colaboradores ni a sus clientes. La palabra clave en esta fase es anticipación. Cuando se presenta el especificación, el briefing debe incluir cierta cantidad de información:

• Objetivo y contenido del tour de france o gira promocional.

• Destinatarios

Los interlocutores externos * El público destinatario

• Fechas, ciudades y horarios de los actos

• Tiempo estimado de montaje y desmontaje

• Tipo y formato del acto.

• Requisitos en términos de servicios adicionales (catering, equipamiento y actividades).

• Presupuesto por acto para alquiler del local y servicios adicionales.

• Requisitos técnicos
• Requisitos técnicos
• Requisitos de acceso o aparcamiento

No dudes en hablar de lo que has hecho en años anteriores y de si se trata de un proyecto habitual o de uno que harás en el futuro.

Cómo elegir las ciudades

Mapear tu red y encontrar el punto de encuentro óptimo es un paso esencial. La elección de las ciudades para tu Roadshow o tour de france, puede implicar ciudades estratégicas donde tengas localizados el mayor número de empleados o el mayor número de clientes, por ejemplo. También puede ser una oportunidad para salir de las grandes ciudades a las que está acostumbrado y dirigirse a regiones que estén relacionadas con sus productos y sus novedades (lanzamiento de una nueva crema solar en la Costa Azul, presentación de productos ecológicos en casas escondidas en el campo o al borde de un bosque, jornadas de prensa en grandes ciudades...).

Encuentre el lugar adecuado y prevea la logística.

El lugar de celebración es un elemento clave para el éxito de un evento. Debe estar en consonancia con el mensaje y la imagen que desea transmitir. El deseo de reunirse en espacios agradables "como en casa " y la expansión de la economía colaborativa han facilitado a las PYME, las start-up y las grandes cuentas el acceso a una gran oferta de lugares "fuera de lo común ". A la hora de elegir los lugares, no hay que olvidar los aspectos logísticos. Estos deben tener en cuenta una serie de factores, entre ellos :

• El personal dedicado a la misión y su distribución en las ciudades.
• Alquiler de equipos: equipos de audio, módulos móviles, etc.
• El tiempo estimado de montaje y desmontaje.
• Tiempo de viaje entre cada ciudad
• Tiempo dedicado a cada operación

El lugar de celebración debe ser accesible para su personal y clientes si no disponen de coche. Elija un espacio situado cerca del transporte público. Preste atención al tamaño del local, la comodidad de los participantes y el número de asientos si es necesario. Si planeas un evento al aire libre, asegúrate de que dispones de un espacio interior lo suficientemente grande como para que quepa en caso de lluvia. Aproveche al máximo el aspecto inusual de su evento eligiendo un lugar inusual y desconocido para el público, en línea con los valores de su empresa y/o en consonancia con la imagen de marca de su producto o servicio. La elección de un lugar "hogareño" en el que los asistentes se sientan como en casa le permitirá fomentar el debate y crear un ambiente cordial.

Validación del lugar :

La elección del lugar de celebración es crucial, ya que es la primera imagen que sus invitados tendrán del evento. Por eso es muy recomendable visitar el lugar antes de aprobarlo. También es importante tener en cuenta el entorno y la ubicación del lugar de celebración. La zona en la que se encuentra puede marcar la pauta del tipo de acto que se va a organizar. Ten en cuenta ciertos factores como la presencia de obras en la calle y la accesibilidad del lugar en coche y transporte público: un espacio demasiado alejado de tus clientes objetivo puede desanimar a algunos de ellos. El segundo punto que hay que tener en cuenta es la distribución del espacio en sí: la luz, el tamaño de las salas, la distribución y el mobiliario utilizados y la presencia de un exterior son elementos importantes que hay que visualizar antes de validar el espacio. Todos estos puntos intervendrán en la atmósfera que se desea crear. Asegúrese de que el espacio se corresponde con la imagen y el objetivo de su evento. Por último, la accesibilidad para sus socios es importante. Tenga en cuenta sus requisitos técnicos, así como las necesidades de los servicios de catering y asegúrese de que esto es posible en el espacio que elija. Las sorpresas desagradables pueden surgir muy rápidamente, por lo que es esencial que pueda planificar todos los elementos de su evento dentro del lugar elegido. Si el lugar cumple todas las condiciones, sólo tiene que validarlo, asegurándose de que las condiciones también se corresponden con el tipo de evento que desea organizar.

Cómo elegir un servicio de catering

Para elegir el servicio de catering ideal para el evento que está organizando, necesita una pizca de curiosidad, dos dedos de sentido común y unos gramos de selectividad. Ya sea para una reunión, una jornada de trabajo en equipo o un evento temático, lo importante es encontrar un servicio de catering que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto. El servicio de catering es a menudo indispensable y contribuye al ambiente general de su evento. Además, desempeña un papel esencial en la experiencia de su personal y sus clientes: todos recordamos un mal bufé y sería una pena. Elija servicios de catering recomendados, servicios de catering locales que trabajen con productos frescos. Internet es una mina de oro para encontrar información, pero la mejor publicidad es el boca a boca. Por ejemplo, si quieres promocionar una nueva marca de cerveza, empieza con un formato amigable de tablas de quesos y embutidos, el lanzamiento de una crema solar encajará perfectamente con un escenario de playa/verano en torno a una barbacoa y planchas. Recuerde que la presentación y la decoración de los platos siempre son apreciadas por todos y que el entretenimiento culinario puede transformar su evento en un momento inolvidable al fomentar los intercambios entre los invitados y el personal. Identificar el tipo de servicio de catering más adecuado (cóctel, bufé) y determinar las cantidades correctas puede ser un paso complicado. Tenga en cuenta que, dependiendo del formato de su evento (*formación por la mañana,lanzamiento de un producto por la tarde,reunión de equipos después del trabajo), el servicio no será el mismo: si desea una *cena tipo cóctel, puede que desee ajustar el bufé durante la tarde. Es importante anticipar las cantidades para que se sirvan sobre la marcha, a fin de garantizar que haya suficiente para toda la velada. Para un afterwork o un desayuno, el buffet puede montarse al principio del evento. Valide y finalice el servicio de catering en cuanto tenga el número definitivo de participantes. A continuación, será necesario validar algunos puntos con la empresa de catering para garantizar la viabilidad de su proyecto: acceso al local, capacidad de almacenamiento (nevera), aparcamiento, necesidades de personal y material *(mesas, manteles, cubiertos, decoración).

Formación del personal in situ

Muy a menudo, el personal es un servicio incluido en el alquiler del local. Están acostumbrados a eventos en diferentes formatos y son capaces de adaptarse a cualquier situación. En la medida en que el personal no sea ofrecido por los locales concretos, lo más probable es que le remita a ellos la agencia o empresa de eventos que utilice para organizar sus actos. Siempre con vistas a anticipar el gran día, asegúrese de dedicar algún tiempo a formar al personal in situ: horarios de llegada de los invitados y cómo gestionar el final del evento. Si ha previsto turnos de palabra, indique los pasos a seguir para coordinar los talleres y el servicio de catering. Qué funciones debe desempeñar el personal in situ: organizar una zona de recepción para recoger los abrigos, indicar las zonas de recepción, encargarse del servicio. Y no olvides indicar el código de vestimenta. Estos elementos te ayudarán a no añadir estrés innecesario a la organización de tu evento para que puedas disfrutar del momento y garantizar su éxito.

Un exitoso viaje por Francia para reuniones o cursos de formación

Saber gestionar sus equipos en el día a día no es fácil para un Directivo, sobre todo cuando se trata de apoyar a sus equipos comerciales a distancia cuando la empresa está presente en varias regiones. Para que el Tour de France de las reuniones y los cursos de formación tenga éxito, hay que tomarse el tiempo necesario para organizar un evento apropiado y único para cada equipo y oficina que se desee reunir. Por desgracia, algunos cursos de formación ofrecen mucha teoría y muy poca interacción y reuniones prácticas. Esta es una oportunidad para que sus equipos conozcan a ponentes profesionales inspiradores y fascinantes con el fin detrabajar la apertura de espíritu y la curiosidad.Prefieraun lugar de convivencia, atípico, propicio a los intercambioscon varias áreas diferenciadas. Es importante organizar un momento en el que sus equipos puedan intercambiar ideas y debatir para revisar la actividad, fortalecer su vínculo con el equipo y plantear las cuestiones que puedan tener. La reunión de equipo será la ocasión de compartir las dificultades y los éxitos de cada uno. A continuación, se tratará de encontrar la manera de mitigar la falta de proximidad con sus comerciales y otras personas. ¿Por qué no agrupar a sus equipos en torno a talleres temáticos? Una clase de interpretación para trabajar la expresión oral y la confianza en uno mismo, por ejemplo.

Organizar con éxito una gira de eventos

El roadshow es un acontecimiento importante y pueden surgir muchos imprevistos durante su organización. Para evitar imprevistos, hay que estar bien preparado. Dar una impresión duradera a sus clientes y clientes potenciales recibiéndoles en un lugar excepcional, nunca visto, original, alejado de la imagen "corporativa". Salir de lo común para un evento sólo puede ser beneficioso, ya sea para organizar un lanzamiento de producto o para formar a su personal en nuevas tecnologías. Para crear una gira de eventos de éxito, marque la diferencia pensando fuera de lo común. Las marcas y el propio público buscan la interacción, ya sea con la marca, el producto o los empleados, siempre con el mismo objetivo: ¡no permanecer como espectadores! Si el objetivo de su event tour es unir a sus equipos y crear un momento para promover la cultura de la empresa, hay mil maneras de valorar a cada uno de sus empleados y unirlos: estimular el interés, crear la adhesión o agrupar a tu equipo puede hacerse a través de talleres o eventos, retos o intervenciones que, una vez más, se salen de lo habitual y del sector profesional. Si la organización de su gira promocional tiene como objetivo introducir un nuevo producto al gran público, será importante presentar los aspectos de creación, diseño y experiencia a través de eventos que ofrezcan la posibilidad de probar el producto. Un evento profesional también es una oportunidad para encontrarse con futuros clientes, socios y colegas: por tanto, piense en crear un entorno propicio para el debate, un espacio tranquilo y tiempo para los intercambios. Por último, pero no por ello menos importante, muy a menudo es indispensable recurrir a los servicios de azafatas/anfitriones para garantizar el buen desarrollo y la coordinación de su evento y permitirle dedicar toda su atención a sus invitados. Al organizar un roadshow u otros eventos de este tipo, su principal objetivo es promocionar su imagen de marca. Si este tipo de servicio no se ofrece al mismo tiempo que el alquiler, algunas agencias ofrecen azafatas que le apoyarán para que su evento se desarrolle sin contratiempos.

3.0 Las ventajas de la solución OfficeRiders para el éxito del Tour de Francia :

3.1 Una amplia gama de lugares cualificados y poco habituales

OfficeRiders ofrece una solución innovadora en sintonía con los retos actuales. Navegando sobre las nuevas tecnologías y la economía colaborativa, OfficeRiders ha creado el primer mercado que ofrece espacios de vida infrautilizados en viviendas particulares para profesionales. Ya no se trata de las clásicas salas de reuniones entre cuatro paredes blancas, sino de experimentar con la reinvención de sus métodos de trabajo habituales, aprovechando la oportunidad de reunirse en espacios únicos y atípicos para sus reuniones, formaciones, eventos con clientes, prensa e influencers, team-building y/o lanzamientos de productos... Estos espacios se seleccionan cuidadosamente y se ajustan a una carta precisa para garantizarle espacios atípicos, funcionales y totalmente equipados que pueden adaptarse a una variedad de necesidades profesionales, asegurándole momentos agradables e inolvidables.

Experto en la adquisición de nuevos locales adecuados

OfficeRiders se adapta a cualquier tipo de proyecto. Tanto si desea que su lanzamiento de producto tenga lugar en una villa excepcional como en una galería de arte en cualquier lugar de Francia, OfficeRiders puede hacerle una oferta a medida. Para responder a la evolución de la demanda, OfficeRiders pone a su disposición su experiencia en la adquisición de los lugares que mejor se adapten a sus necesidades. OfficeRiders pone a su disposición un equipo de expertos para ayudarle a encontrar lugares únicos para su proyecto, sea cual sea el tema o la ciudad. A continuación, se seleccionan cuidadosamente los lugares y se les informa sobre los estatutos y valores de la empresa y, por supuesto, sobre la organización del evento en cuestión. Además, un gran número de socios en toda Francia a través de servicios de conserjería y actores locales permiten a OfficeRiders proponer rápidamente una oferta cualificada.

Un servicio de asistencia único

El servicio de asistencia de OfficeRiders para sus viajes por Francia es la garantía de una experiencia laboral revolucionaria. OfficeRiders pone todo su énfasis en un servicio al cliente satisfactorio. Un gestor de cuenta se dedica a usted durante toda la organización de su proyecto. Receptivo y proactivo, trabajará con usted para encontrar los aspectos que necesita para que su evento sea memorable. Una comunicación clara y eficaz es un elemento clave para el éxito de un proyecto. Organizar un Tour de Francia no deja lugar a la improvisación. En cuanto recibamos sus instrucciones, hablaremos con usted sobre sus expectativas, los objetivos de su evento y el ambiente que desea crear. Le enviaremos una primera selección de lugares, que iremos afinando con usted paso a paso. Una vez validados los lugares, se le propondrá una selección de empresas de catering y proveedores de servicios, que se validarán conjuntamente en función de sus necesidades. Mantendremos informados a los socios durante toda la organización de su evento y les informaremos lo mejor posible de sus expectativas.

Un ecosistema de socios: multitud de servicios y actividades adicionales

OfficeRiders se diferencia por hacer hincapié en el lado humano de la experiencia de alquiler de espacios. Una vez que haya identificado un espacio adecuado para su proyecto, un ecosistema de socios cuidadosamente seleccionados y probados le ofrece una amplia gama de servicios adicionales para dar a su evento un giro inolvidable. En cuanto al catering, es la crème de la crème de los artesanos y proveedores de servicios locales quienes darán a su evento el sabor de la cocina casera, los tostadores de café colaborativos, los chefs de renombre o la exótica comida callejera. OfficeRiders se esfuerza por ofrecer opciones que destaquen, al igual que los espacios que le dan la bienvenida. Gracias a un amplio abanico de actividades originales, podrá personalizar sus viajes por Francia con sólo pulsar un botón y aumentar su índice de felicidad en el trabajo: yoga, masajes, talleres de improvisación, clases de cocina, degustaciones, magia digital... un abanico ilimitado de nuevas experiencias. Es una oportunidad para crear momentos destacados y dejar su huella en la experiencia de sus empleados y clientes. Las experiencias dejarán huella, les sorprenderán y crearán un vínculo duradero con la empresa.