Alquilar una sala de seminarios

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Ya sea para estimular a sus equipos, para hacerlos más unidos con el fin de obtener colaboraciones más fructíferas o para formar a sus empleados, el seminario sigue siendo siempre un momento decisivo, que debe marcar los espíritus para revelar toda su eficacia. Para sus reuniones internas, casi 6 de cada 10 empresas ya están acostumbradas a salir de la oficina, con el fin de beneficiarse de las ventajas de otro escenario, fomentar la creatividad y evitar el confinamiento en su zona de confort. A la hora de organizar un seminario, es más importante que nunca seleccionar un lugar adaptado a las necesidades, pero que también sea capaz de sorprender a los asistentes, hacer que se sientan a gusto y darles todas las claves para que sean lo más receptivos y productivos posible. Antes de elegir este espacio, hay que tener en cuenta varios elementos.

Identificar lo que está en juego en el seminario para reservar un lugar adecuado En concreto, no elegirá el mismo tipo de espacio si quiere formar a sus equipos, consolidarlos o incluso mejorar la imagen de su marca, por ejemplo. Así pues, antes de empezar a mirar las ofertas existentes en cuanto a salas y lugares destinados a seminarios, es imprescindible elaborar su pliego de condiciones en función de los objetivos que se persiguen.

La salud de la empresa influirá en la elección del lugar de celebración del seminario. De hecho, si la situación es delicada y si se busca reorientar a los empleados tras una crisis de comunicación, un mal rumor o unas malas cifras, hay que optar por la sencillez. Pero ten cuidado de no confundir la sencillez con la austeridad. Por supuesto, la honestidad es esencial, para mostrar a sus equipos la realidad tal y como es. Sin embargo, sigue siendo esencial utilizar también este evento para remotivar a las tropas, para que vuelvan a creer en el potencial de la empresa en la que trabajan. Por lo tanto, lo más importante en una configuración de este tipo es elegir un término medio entre la sobriedad y un entorno estimulante. Por el contrario, un seminario puede tener lugar en circunstancias más positivas. La empresa va bien, progresa y el objetivo es aumentar la innovación para crecer aún más. En este caso, para premiar a los vendedores que venden especialmente bien o a los investigadores que han demostrado sus habilidades, es más probable que el escenario sea festivo, o al menos emocionante.

En cualquier caso, nunca hay que ir a una opción extrema, demasiado lujosa o demasiado punitiva. Pero el espacio debe reflejar el contexto, y es importante pensar en ello cuidadosamente.

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Incentivos: movilidad y fluidez, dos necesidades En el contexto de los eventos "incentivos", para estimular a los equipos, lo ideal es organizar el seminario en un complejo polivalente, en el que se puedan realizar actividades físicas y culturales, pero también reuniones más formales. La provisión de espacios al aire libre puede ser una verdadera ventaja, para permitir que todos los participantes tomen un poco de aire fresco entre dos sesiones, y por qué no probar otras actividades de fomento de equipo, como la recogida de frutas y verduras, el golf o los deportes de equipo.

Participantes: conocer su perfil, sus necesidades y sus expectativas El seminario debe ser siempre agradable para sus participantes, sea cual sea su objetivo y el contexto. Evidentemente, la elección del lugar de celebración es diferente si quiere dirigirse a directivos, empleados, clientes, proveedores o socios. Hay que tener en cuenta la edad, el sexo, la categoría socioprofesional y el estatus de cada persona. Cuanto más homogéneo y restringido sea el grupo, más posible será tomar decisiones audaces, perfectamente coherentes con sus expectativas.

Un seminario cuesta dinero a una empresa, pero todos saben que estos gastos son muy útiles cuando son el resultado de una cuidadosa reflexión. Este tipo de eventos también requiere tiempo para su organización, tiempo que no se dedica a su actividad principal. Por supuesto, hay que aspirar a una rentabilidad real del evento: que permita lanzar un producto y estimular las ventas, que galvanice a los empleados para que ganen en creatividad o productividad, que instruya para ayudar a los equipos a progresar o que suelde vínculos para una mejor colaboración futura.

Cuanto más grande sea el local, más caro será el alquiler. Por supuesto, todo el mundo debe tener suficiente espacio para sentirse cómodo, y también hay que prestar atención a la flexibilidad de las instalaciones, cuando se quieran organizar varias actividades diferentes en el lugar.

Sin embargo, hay que evitar absolutamente caer en la trampa del "demasiado ": no hay que elegir un escenario demasiado lujoso y que no encaje en el contexto de la empresa, ni tampoco apostar por un espacio demasiado grande que no se utilizará en su totalidad. El primer riesgo, el de perder dinero, no es el único: también se puede elegir la configuración incorrecta y, en consecuencia, organizar un evento sin obtener los resultados esperados.

Para no sobrepasar un determinado presupuesto para la organización de un seminario de empresa, el mejor consejo se aplica a todos los directivos que se dedican a esta práctica: Para llegar a esta fase de anticipación, hay que haber respondido a todas las preguntas detalladas anteriormente, ya sean los objetivos del seminario, el número de participantes o las actividades que se van a planificar. Además de estas líneas generales, también deberías empezar a enumerar todo el equipo necesario, la cantidad de comidas que se tomarán en el lugar, el precio de las golosinas que pretendes producir para la ocasión y los gastos de viaje, si es el caso.

Muchas empresas ofrecen el alquiler de espacios especialmente dedicados a los seminarios y parecen haber pensado en todo para la comodidad de los participantes. Pero, contra todo pronóstico, puede ser conveniente ignorar estas ofertas, muy presentes en el mercado, en favor de prácticas menos conocidas. En efecto, si elige una sala o un lugar de reunión atípico, aumentará claramente sus posibilidades de causar una impresión duradera y de rentabilizar su evento.

Más que nunca, salir de sus propios locales le permite situar su evento en un terreno más neutral Esto beneficia a los miembros de la empresa, que aprecian el descubrimiento de un nuevo espacio (más aún si es atípico). Pero también atraerá a los posibles participantes externos (proveedores, clientes, socios), que no pueden sino felicitar a un organizador capaz de

Para no dejar nada al azar a la hora de elegir el espacio para un seminario, es evidente que debe identificar todas sus necesidades de antemano. Como se ha mencionado anteriormente, esto le permite anticipar su presupuesto. Pero esta previsión también es necesaria para garantizar que todo el mundo tenga acceso a lo que necesita y obtenga plena satisfacción del evento.

Una simple falta de ordenador o una conexión defectuosa pueden impedir la organización de parte del seminario y poner en grave peligro su rentabilidad. Por ello, en el pliego de condiciones debe prever absolutamente todo el equipamiento que necesitará, ya sea el número de mesas y sillas, los cables y conexiones, los proyectores, las pantallas, el material de oficina e incluso los elementos para un descanso en la sala (máquina de café, fuente de agua, pequeñas galletas). En este pliego de condiciones también debe definir las fechas del evento, para asegurarse de que el local pueda estar disponible sin ninguna dificultad.

Muchos pequeños detalles satisfarán plenamente a los participantes del seminario, sea cual sea el objetivo del evento. Por ejemplo, una sala de descanso es esencial para que el seminario dure un mínimo de tiempo. Hay que procurar que el mobiliario del lugar sea cómodo y se adapte a las necesidades de los participantes. Desde una perspectiva más lúdica y divertida, también se puede pensar en una mesa de billar, un futbolín u obras de arte que decoren el espacio. Todos estos elementos permiten apartar la mente del entorno laboral y dejar que florezca la imaginación o el espíritu competitivo, por ejemplo. Por último, la ubicación del lugar del seminario es decisiva. Aunque es posible alquilar un espacio atípico en casi cualquier lugar, cada empresa es libre de elegir un espacio cercano a sus oficinas para facilitar el acceso de los empleados, un punto de encuentro en el centro de París para acoger mejor a las personas que vienen de lejos y utilizan el transporte público, o una zona mucho más alejada, con el objetivo de cambiar totalmente de aires.