Alquiler de salas para seminarios
Miles de anfitriones acogen sus actividades profesionales
Elegir bien el lugar del seminario para optimizar el ROI y sacar el máximo partido de los participantes
Ya se trate de estimular a sus equipos, de crear una mayor solidaridad para favorecer una colaboración más fructífera o de formar a sus empleados, un seminario es siempre un momento decisivo que debe dejar una impresión duradera para ser plenamente eficaz. Cerca de 6 de cada 10 empresas ya tienen la costumbre de salir de la oficina para sus reuniones internas, con el fin de beneficiarse de las ventajas de un marco diferente, fomentar la creatividad y evitar confinarse en su zona de confort. A la hora de organizar un seminario, es más importante que nunca elegir un lugar que se adapte a sus necesidades, pero que también sea capaz de sorprender a sus asistentes, de hacerles sentir cómodos y de darles todas las claves para que sean lo más receptivos y productivos posible. Antes de elegir un lugar de reunión, hay que tener en cuenta una serie de aspectos.
Identificar los temas del seminario para reservar el lugar adecuado
En la práctica, no elegirá el mismo tipo de lugar si quiere formar a sus equipos, consolidarlos o potenciar la imagen de su marca, por ejemplo. Por eso, antes de empezar a examinar la oferta de salas y espacios para seminarios, es fundamental que elabore un pliego de condiciones acorde con sus objetivos.
Contexto empresarial: ¿sobriedad o recompensa?
La salud de la empresa influirá en la elección del lugar de celebración de un seminario. En realidad, si la situación es delicada y se trata de volver a centrar a los empleados tras una crisis de comunicación, un mal rumor o unas malas cifras, es mejor optar por la sencillez. Pero cuidado no confundir sencillez con austeridad. Por supuesto, la honestidad es esencial, para mostrar a sus equipos la realidad tal cual es. Pero también es esencial utilizar este acontecimiento para volver a motivar a las tropas, para que vuelvan a creer en el potencial de la empresa en la que trabajan. La clave, en tal configuración, reside en la elección de un término medio entre la sobriedad y un entorno estimulante. A la inversa, un seminario puede tener lugar en circunstancias más positivas. La empresa va bien, progresa y el objetivo es incrementar la innovación para crecer aún más. En este caso, para recompensar a los comerciales que venden especialmente bien o a los investigadores que han demostrado sus capacidades, sería más apropiado ofrecer un escenario festivo o, al menos, emocionante..
En cualquier caso, la elección nunca debe ser demasiado extrema, demasiado lujosa o demasiado punitiva. Pero el espacio debe reflejar el contexto, y es importante pensarlo detenidamente.
Equipment and services for professionals
Incentivos: movilidad y fluidez, dos necesidades
En el marco de los incentivos, para estimular a los equipos, lo ideal es organizar el seminario en un complejo polivalente, donde los participantes puedan realizar actividades tanto físicas como culturales, además de reunirse para encuentros más formales. Disponer de zonas al aire libre puede ser una verdadera ventaja, ya que permite a todos los participantes tomar el aire entre dos sesiones y, por qué no, probar otras actividades de team-building como la recogida de frutas y verduras, el golf o los deportes de equipo.
Participantes: conocer su perfil, necesidades y expectativas
El seminario siempre debe ser una experiencia agradable para los participantes, sea cual sea el objetivo y el contexto. Naturalmente, no se elige el lugar de la misma manera si queremos dirigirnos a directivos, empleados, clientes, proveedores o socios. A veces también hay que tratar con un público heterogéneo, lo que a menudo implica hacer elecciones más neutras, para evitar que determinadas categorías de personas se sientan incómodas. Hay que tener en cuenta la edad, el sexo, la categoría socioprofesional y el estatus de cada persona. Cuanto más pequeño y homogéneo sea el grupo, más probable es que tome decisiones audaces y perfectamente coherentes con sus expectativas.
Obtener el mejor ROI para su seminario
Un seminario cuesta dinero a una empresa, pero todos saben que estos gastos merecen la pena cuando son el resultado de una cuidadosa reflexión. Además, la organización de este tipo de eventos requiere tiempo, tiempo que no se dedica a la actividad principal de la empresa. Por supuesto, el objetivo es que el acto sea realmente rentable: que sirva para lanzar un producto y aumentar las ventas, que estimule a los empleados para que sean más creativos o productivos, que sirva para hacer progresar a los equipos o que establezca vínculos para una mejor colaboración en el futuro.
Adaptar la elección del lugar al número de participantes
Cuanto más grande sea el lugar del seminario, más caro será alquilarlo. Por supuesto, todo el mundo necesita tener espacio suficiente para sentirse cómodo, y también hay que prestar atención a la flexibilidad de las instalaciones cuando se quieran organizar varias actividades diferentes in situ.
Sin embargo, es absolutamente necesario evitar caer en la trampa del "demasiado ": no elijas un entorno demasiado lujoso que desentonaría con el contexto de la empresa, o incluso optes por un espacio demasiado grande que no se utilizará en su totalidad. El primer riesgo, perder dinero, no es el único: también se puede elegir un escenario equivocado y, en consecuencia, organizar un evento sin obtener los resultados esperados.
Fija tu presupuesto con antelación y piensa en todos los detalles
Para asegurarse de no sobrepasar un presupuesto determinado al organizar un seminario de empresa, el mejor consejo se aplica a todos los directivos que se entregan a esta práctica: elabore un presupuesto preciso con antelación, incluya todas las necesidades y asegúrese de no excederse. Para llegar a esta fase de anticipación, es necesario haber respondido ya a todas las preguntas anteriores, incluidos los objetivos del seminario, el número de participantes y las actividades que se van a planificar. Además de estas grandes líneas, también deberá empezar a hacer una lista de todo el equipo necesario, el número de comidas que se harán in situ, el precio de las golosinas que piense preparar para la ocasión y los gastos de desplazamiento.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar salas de seminarios poco habituales?
Muchas empresas ofrecen el alquiler de espacios especialmente dedicados a seminarios y parecen haber pensado en todo para garantizar la comodidad de los participantes. Pero, en contra de lo que cabría esperar, puede ser una buena idea alejarse por un tiempo de estas ofertas tan populares y optar por prácticas menos conocidas. De hecho, si elige una sala o un lugar para seminarios poco habituales, aumentará claramente sus posibilidades de causar una impresión duradera y sacar el máximo partido a su evento.
La necesidad de pensar fuera de la caja
Más que nunca, salir de los propios locales permite situar el acto en un terreno más neutro. Esto beneficia a los miembros de la empresa, que aprecian descubrir un nuevo espacio (tanto más si es atípico). Pero también resultará atractivo para los participantes externos (proveedores, clientes, socios), que no podrán sino felicitar a un organizador capaz de salirse de los caminos trillados para reunir a la gente y facilitar la comunicación.
Trabaje su imaginación y bienestar en un espacio insólito
A través de OfficeRiders, puede alquilar su propio espacio para eventos empresariales. Por ejemplo, ¿por qué no reunir a sus equipos en un encantador piso parisino de un barrio codiciado, en un piso lo suficientemente alto como para aprovechar al máximo la luz natural? En un lugar agradable donde se sientan "como en casa", es más fácil establecer vínculos, pero también dar rienda suelta a la imaginación.
Haz balance de los servicios necesarios, y de los "extras" que
marcan la diferencia Para no dejar nada al azar a la hora de elegir el lugar de celebración de un seminario, es evidente que debe identificar de antemano todas sus necesidades. Como ya hemos dicho, es la mejor manera de anticiparse a su presupuesto. Pero también es necesario planificar con antelación para garantizar que todo el mundo tenga acceso a lo que necesita y obtenga plena satisfacción del evento.
Especificaciones precisas de los requisitos técnicos
Un simple ordenador que falte o una conexión defectuosa pueden impedir la organización de parte del seminario y poner en grave peligro su rentabilidad. Por eso, en el pliego de condiciones hay que prever absolutamente todo el equipo que se va a necesitar, desde el número de mesas y sillas, cables y conexiones, proyectores, pantallas, material de oficina e incluso cosas para hacer una pausa en la sala (cafetera, fuente de agua, galletas). En el pliego de condiciones también se especifican las fechas del evento, para garantizar que el lugar pueda estar disponible sin ninguna dificultad.
No olvide los pequeños detalles que pueden marcar la diferencia
Hay muchos pequeños detalles que satisfarán plenamente a los participantes en un seminario, sea cual sea el objetivo del acto. Por ejemplo, una sala de descanso es indispensable para que el seminario dure un mínimo de tiempo y hay que procurar que el mobiliario del lugar sea cómodo y adaptado a las necesidades de los participantes. Si quieres divertirte un poco, también puedes pensar en una mesa de billar, un futbolín u obras de arte para decorar el espacio. Todos estos elementos permiten desconectar por completo del trabajo y dejar volar la imaginación o el espíritu competitivo, por ejemplo. Por último, la ubicación del seminario será decisiva. Aunque es perfectamente posible contratar un espacio atípico en cualquier lugar, cada empresa es libre de elegir un espacio cercano a sus oficinas para facilitar el acceso de los empleados, un punto de encuentro en pleno centro de París para acoger mejor a las personas que vienen de lejos y utilizan el transporte público, o una zona mucho más alejada, con el objetivo de proporcionar un cambio de aires total.
