Alquile una sala de conferencias con OfficeRiders

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Cuando una empresa celebra una conferencia, siempre lo hace con un objetivo concreto: Informar a sus socios, instruir a sus empleados, debatir para avanzar en la investigación y el desarrollo, promover un nuevo producto, hacer que los participantes quieran trabajar juntos y facilitar la colaboración, etc. Para que una conferencia tenga éxito, lo fundamental es su capacidad para cautivar al público, despertar su interés e incluso hacer que sea proactivo durante el evento. Desde el diseño del espacio hasta el contenido de la formación, pasando por la decoración y la disposición del local, todos los detalles tendrán un impacto decisivo en los resultados finales.

Quién asiste a la conferencia: la cuestión esencial Evidentemente, todas las maniobras que se lleven a cabo con el fin de interesar a los participantes y dejar una huella indeleble de la experiencia en sus cerebros dependen directamente de las características de este público, que deben identificarse claramente antes de elegir el lugar de celebración y preparar el contenido que se presentará ese día.

Incluso antes de estudiar la audiencia desde un punto de vista cualitativo, empezamos por analizarla de forma muy sucinta y cuantitativa: ¿cuántas personas se espera que asistan al evento? En función de este criterio esencial, deberá elegirse un lugar más o menos amplio, con suficientes salas cómodas para instalarse y comida/bebida para las pausas.

Edad, categoría socioprofesional, estatus: diferentes expectativas Desde los jóvenes que vienen a formarse hasta los ejecutivos experimentados que quieren mejorar o actualizar sus conocimientos, las necesidades y los requisitos varían. A la hora de buscar una sala de conferencias para alquilar, es importante tener en cuenta la categoría socioprofesional dominante, la edad media y la procedencia de los participantes. Cuanto más homogéneo sea el grupo, más atrevidas serán las opciones. Naturalmente, si quiere generar un efecto sorpresa, no actuará de la misma manera con personas de 25 a 35 años que con personas de 40 a 55 años.

Contra todo pronóstico, la elección del espacio en el que se desarrolla la conferencia no depende sólo del público. De hecho, la identidad del organizador (marca, empresa) también debe ponerse en perspectiva con la naturaleza del lugar de celebración. En concreto, la distribución, la decoración, la arquitectura y la disposición de los espacios marcan la pauta. Cuando quiera dar una imagen innovadora a su estructura, no debe conformarse con una habitación clásica sin personalidad, caché ni originalidad.

Tanto si se desarrolla durante unas horas como si se trata de varios días sucesivos, una conferencia se apoya inevitablemente en varios medios de comunicación. Incluso con un orador excelente, siempre se necesitan datos visuales para complementar el discurso, ilustrar las palabras o facilitar procesos como la comprensión o la memorización.

Equipment and services for professionals

Wifi
Bebidas calientes
Proyección y soporte / TV
Cartón

En una conferencia, se suele dar por supuesto que todos los asistentes llegarán con aproximadamente el mismo nivel de conocimientos. En aras de la coherencia, los eventos bien organizados se dirigen a personas con conocimientos similares, para evitar que algunos se aburran y otros no entiendan nada. Sin embargo, algunas personas pueden pasar por alto algunos de los términos más técnicos. En este caso, en lugar de dedicar tiempo a explicarlas, puede simplemente continuar su discurso y mostrar la definición en una presentación de diapositivas. Este es un uso posible, pero hay muchos otros: mostrar estadísticas, leer un vídeo o páginas de la web, etc. Más moderno, el tablero interactivo también puede ser una verdadera ventaja, permitiendo un enfoque más dinámico del contenido presentado en la pantalla. En resumen, antes de alquilar una sala de conferencias, asegúrese de que se dispone de todo el equipo que pueda necesitar, siendo lo ideal utilizar una gran variedad de medios para no aburrir a los participantes.

En una época en la que temas como la RSC (Responsabilidad Social Corporativa) son cada vez más importantes, no podemos permitirnos el lujo de celebrar una conferencia en la que los asistentes se sientan incómodos. Por ello, a la hora de comparar las diferentes sedes disponibles para el alquiler, empezamos por mirar la calidad del mobiliario, y mantenemos nuestros estándares altos. Unas simples sillas de plástico no serán suficientes si el evento va a durar: se necesitarán asientos más ergonómicos, que permitan moverse con facilidad o descansar los codos y la espalda, etc. Paralelamente, es necesario prever qué equipos traerán los participantes: ¿vendrán simplemente con papel y bolígrafo para tomar notas o necesitarán su ordenador? Dependiendo de las circunstancias, las mesas tendrán que ofrecer, obviamente, espacio suficiente para acomodarse y ser flexibles para mantener una buena posición a lo largo del día.

La flexibilidad es una cuestión clave Muchos consideran que la oferta tradicional de conferencias carece de flexibilidad. Se contentan con el mobiliario clásico y, aunque la comodidad y la ergonomía son importantes, no abren realmente la puerta a disposiciones más atrevidas. Sin embargo, en un momento en que los profesionales se aburren rápidamente de un contexto de formación o de reunión sistemáticamente similar, conviene sorprenderles con la posibilidad de transformar la sala de conferencias en un espacio de debate, por ejemplo. Si los locales tradicionales no siempre ofrecen esta libertad, las versiones más atípicas, que se pueden encontrar en Office Riders, pueden permitirla a veces, ya que no están inicialmente dedicados a las conferencias, ¡y pueden organizarse según las necesidades de cada persona!

Ideal para crear vínculos sociales, pero también para descansar las mentes y hacerlas más eficientes, los tiempos de descanso son cruciales en cualquier conferencia. En una ubicación atípica, también le permitirán descubrir los espacios verdes, pasear por una sala decorada con obras de arte o simplemente tomar aire fresco en un balcón con una hermosa vista de la ciudad. Se subestima la importancia de estos pequeños placeres, que son perfectos para reponer energía y entusiasmo al mismo tiempo. Además, al elegir el sitio de la conferencia, hay que asegurarse de que el lugar facilita la comida in situ, si los participantes deben estar presentes por la mañana y por la tarde. Lo ideal es que la comida sea cuidada y compartida en una sala agradable. Pero también es posible situarse en una zona concurrida y comer en un restaurante cercano.

El arte de organizar una conferencia se basa en una habilidad particular: saber elegir bien entre todas las opciones que harán las delicias del público, y al mismo tiempo respetar un presupuesto predeterminado. Para hacer frente a este reto, es necesario, por supuesto, elaborar un pliego de condiciones completo antes de hacer cualquier plan, ya que este tipo de eventos requiere, sobre todo, un máximo de anticipación.

El lugar atípico que lo cambiará todo Para garantizar el éxito de una conferencia, puede apoyarse en tres argumentos esenciales: - Los ponentes (popularidad, credibilidad) - Los temas tratados - El lugar de celebración Sobre este último elemento, es muy posible convencer a más gente proponiendo un lugar original, de fácil acceso, que despierte la curiosidad y motive el desplazamiento. Cuando el evento tiene lugar en un escenario inusual, aunque los temas sigan siendo clásicos, el público objetivo estará más interesado, porque asociará la reunión con algo inusual e inesperado, y querrá saber más. Apostar por un lugar atípico no tiene por qué costar más, sobre todo cuando se utilizan plataformas colaborativas como Office Riders, que crean un vínculo entre los organizadores y las personas que buscan utilizar lugares de su propiedad.

En un lugar de arte, en un piso parisino elegante o en la cima de un edificio alto con una vista excepcional, hay muchas posibilidades de que los oyentes potenciales quieran acudir a la conferencia. Pero para que ésta realmente dé una buena impresión y cumpla objetivos concretos (motivar a los equipos, hacer que recuerden la mayor cantidad de información posible, dar una buena representación de su empresa, etc.), unos pequeños toques pueden cambiarlo todo. Por ejemplo, durante la pausa para el café, la música de fondo (con sonidos elegidos en función de la identidad del organizador y del público al que se dirige) puede sorprender de buena manera. Asimismo, el simple hecho de ofrecer un "desayuno de bienvenida" pondrá a todos de buen humor y facilitará la creación de confianza. También puedes pensar en ofrecer regalos a los participantes, sin olvidar que todas estas iniciativas deben mantenerse dentro del presupuesto inicial.