Alquile una sala de conferencias con OfficeRiders

Miles de anfitriones acogen sus actividades profesionales

Alquile la habitación ideal en su ciudad

Alquilar una sala de conferencias: ¿cómo puede planificar con antelación y cautivar a su público?

Cuando una empresa celebra una conferencia, siempre lo hace con un objetivo muy concreto: informar a sus socios, instruir a sus empleados, entablar un debate para avanzar en investigación y desarrollo, promocionar un nuevo producto, hacer que los participantes deseen trabajar juntos y facilitar la colaboración, etc. Sea cual sea el objetivo, se pide un presupuesto mínimo, se dedica tiempo a la organización y, lógicamente, se espera un buen rendimiento de la inversión. La clave del éxito de una conferencia reside en su capacidad para cautivar al público, despertar su interés e incluso hacer que sea proactivo durante todo el evento. Desde la distribución del espacio hasta el contenido de la formación, sin olvidar la decoración y disposición del lugar de celebración, cada detalle tendrá una repercusión decisiva en los resultados finales.

Quién asiste a la conferencia: la cuestión esencial

Por supuesto, todas las maniobras llevadas a cabo con el objetivo de implicar a los participantes y dejar una huella indeleble de la experiencia en sus cerebros dependen directamente de las características específicas de este público, que deben identificarse claramente antes de elegir el lugar y preparar el contenido que se presentará ese día.

Dar a todos un espacio mínimo

Antes incluso de estudiar a su público desde un punto de vista cualitativo, empiece por analizarlo de forma muy sucinta y cuantitativa: ¿cuántas personas se espera que asistan al acto? En función de este criterio esencial, selecciona una sala más o menos espaciosa, con suficientes zonas cómodas para instalarse y comida/bebidas para las pausas.

Edad, categoría socioprofesional, estatus: expectativas diferentes

Desde los jóvenes que vienen a formarse hasta los ejecutivos experimentados que desean mejorar o actualizar sus conocimientos, las necesidades y los requisitos varían. Por eso, a la hora de buscar una sala de conferencias para alquilar, es importante tener en cuenta la categoría socioprofesional dominante, la edad media y la procedencia de los participantes. Cuanto más homogéneo sea el grupo, más atrevidas serán las opciones que podrá elegir. Naturalmente, si quieres crear un efecto sorpresa, no actuarás de la misma manera con personas de 25-35 años que con personas de 40-55 años.

Dar una imagen coherente del organizador

En contra de todas las expectativas, la elección del lugar de la conferencia no depende únicamente de criterios de audiencia. La identidad del organizador (marca, empresa) también debe ponerse en perspectiva con la naturaleza del lugar. En concreto, la disposición, la decoración, la arquitectura y la distribución de los espacios marcan la pauta. Cuando se quiere promover una imagen innovadora de la organización, hay que evitar conformarse con una sala clásica sin personalidad, sin caché y sin originalidad.

Una amplia gama de instalaciones y su adaptabilidad son esenciales para el éxito de una conferencia

Tanto si se desarrolla durante unas horas como durante varios días sucesivos, una conferencia dependerá inevitablemente de varios medios. Incluso en presencia de un excelente orador, siempre se necesitan datos visuales que complementen el discurso, ilustren lo que se dice o faciliten procesos como la comprensión o la memorización.

Miles de empresas confían en OfficeRiders
officeriders
4.8
4839 comentarios

Equipment and services for professionals

Wifi
Bebidas calientes
Proyección y soporte / TV
Cartón

Proyector de vídeo, pizarra interactiva, rotafolio: dar vida a su mensaje

En una conferencia, a menudo se supone que todo el público llega con aproximadamente el mismo nivel de conocimientos. En aras de la coherencia, los eventos bien organizados se dirigen efectivamente a personas con conocimientos similares, para evitar que algunos se aburran y otros no entiendan absolutamente nada. Sin embargo, puede ocurrir que algunos términos más técnicos se les escapen a algunas personas. En este caso, en lugar de dedicar tiempo a explicarlos, puedes simplemente continuar tu discurso y mostrar la definición en una presentación de diapositivas. Este es un uso posible, pero hay muchos otros: mostrar estadísticas, leer un vídeo o páginas de la web, etc. La pizarra interactiva, más moderna, también puede ser una verdadera ventaja, ya que proporciona un enfoque más dinámico del contenido presentado en la pantalla. Y eso no significa que no se pueda utilizar el auténtico "flipchart", intemporal y todavía relevante, para otros fines. En resumen, antes de alquilar una sala de conferencias hay que asegurarse de que se dispone de todos los equipos necesarios, siendo lo ideal utilizar una amplia variedad de medios para no aburrir a los participantes.

Mesas, sillas y mobiliario: la ergonomía ante todo

En un momento en que cuestiones como la RSE (Responsabilidad Social de las Empresas) adquieren cada vez más importancia, no podemos permitirnos una conferencia en la que los asistentes se sientan incómodos. Por eso, a la hora de comparar los distintos lugares disponibles para alquilar, empieza por examinar la calidad del mobiliario y mantén el listón alto en este aspecto. Las sillas de plástico corrientes no sirven si el evento va a durar: necesitarás asientos más ergonómicos, para poder moverte con facilidad o descansar los codos y la espalda, por ejemplo. Al mismo tiempo, hay que prever qué equipos traerán los participantes: ¿llevarán simplemente un bolígrafo y papel para tomar notas, o necesitarán su ordenador? En función de las circunstancias, es evidente que las mesas deberán ofrecer espacio suficiente para sentarse cómodamente, y deberán ser flexibles para poder mantenerlas en la posición adecuada a lo largo de la jornada.

La flexibilidad es esencial

Muchas personas consideran que las instalaciones tradicionales para conferencias carecen de flexibilidad. Se conforman con el mobiliario clásico y, aunque la comodidad y la ergonomía son importantes, no abren realmente la puerta a disposiciones más atrevidas.. Sin embargo, en un momento en que los profesionales se cansan rápidamente de un entorno de formación o reunión sistemáticamente similar, es hora de sorprenderles con la posibilidad de transformar la sala de conferencias en un espacio de debate, por ejemplo. Aunque los locales tradicionales no siempre ofrecen esta libertad, las versiones más atípicas que se encuentran en Office Riders a veces pueden hacer precisamente eso, ya que no están dedicados inicialmente a conferencias y pueden adaptarse a las necesidades individuales.

Espacios de descanso acogedores para sacar lo mejor de los participantes

Ideales para crear vínculos sociales, pero también para que las mentes descansen y rindan más, los espacios de descanso son cruciales en cualquier conferencia. En un lugar atípico, ofrecen además la oportunidad de explorar espacios verdes, pasear por una sala decorada con obras de arte o simplemente tomar el aire en un balcón con bonitas vistas de la ciudad. Subestimamos la importancia de estos pequeños placeres, perfectos para reponer energías y entusiasmo. Además, al elegir el sede de la conferencia, asegúrese de que el lugar facilita las comidas in situ, si los participantes deben asistir por la mañana y por la tarde. Lo ideal es que la comida se encargue y se comparta en una sala agradable. Pero también puede optar por ubicarse en una zona concurrida, de modo que la comida pueda tomarse en un restaurante cercano.

Ocuparse de los añadidos que pueden cambiarlo todo manteniendo el presupuesto bajo control

El arte de organizar una conferencia se basa en una habilidad particular: saber elegir entre todas las opciones que harán las delicias de los asistentes, al tiempo que se consigue mantenerse dentro de un presupuesto predeterminado. Para hacer frente a este reto, es necesario elaborar un pliego de condiciones completo antes de empezar a planificar nada, porque este tipo de evento requiere, sobre todo, la máxima anticipación.

El lugar insólito que lo cambiará todo

Para garantizar el éxito de una conferencia, hay que tener en cuenta tres factores clave:

  • Los ponentes (popularidad, credibilidad)
  • Los temas tratados
  • El lugar Por lo que respecta a este último, es totalmente posible convencer a más gente proponiendo un lugar original, de fácil acceso, que despierte la curiosidad y ofrezca suficiente motivación para asistir. Cuando el acto se celebra en un lugar insólito, aunque los temas sigan siendo clásicos, es más probable que el público objetivo se interese, porque asociará la reunión con algo insólito e inesperado, y querrá saber más. Apostar por un lugar inusual no tiene por qué costar más, sobre todo si se hace a través de plataformas colaborativas como Office Riders, que crean vínculos entre organizadores y personas que buscan utilizar locales de su propiedad.

Estos pequeños extras para impulsar una conferencia

Un lugar artístico, un elegante piso parisino o incluso la azotea de un edificio alto con una vista panorámica excepcional pueden hacer que los oyentes potenciales quieran asistir a la conferencia. Pero para causar una verdadera impresión y alcanzar objetivos concretos (motivar a los equipos, conseguir que la gente recuerde la mayor cantidad de información posible, dar una buena impresión de su empresa, etc.), unos pequeños detalles pueden marcar la diferencia. Por ejemplo, durante la pausa para el café, la música de fondo (con sonidos elegidos en función de la identidad del organizador y del público destinatario) puede sorprender de buena manera. Del mismo modo, el simple hecho de ofrecer un desayuno de bienvenida pondrá a todo el mundo de buen humor y facilitará que todos se sientan a gusto. También puede pensar en ofrecer obsequios a los participantes, sin olvidar nunca que todas estas iniciativas deben ajustarse al presupuesto inicial.