Alquilar una sala de formación única

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El éxito de un curso de formación está estrechamente ligado a la calidad del lugar elegido.

Organizar un curso de formación exige plantearse de antemano muchas preguntas, tanto sobre el contenido como sobre la forma. Para que el esfuerzo realizado merezca la pena y la experiencia sea lo más gratificante posible para todos, hay que proporcionar un entorno que favorezca la concentración, por supuesto. Pero también es necesario que los participantes se sientan cómodos, a gusto y en un estado de serenidad para estar receptivos, por no mencionar el hecho de que su capacidad para interesarse por el contenido aumentará en un entorno estimulante. ¿Cómo influye la calidad del espacio de formación en la propia experiencia? ¿Por qué es un criterio decisivo en la organización? ¿Qué elecciones deben hacerse?

Prevea claramente sus necesidades y elabore un briefing detallado

Cada evento de formación es único y, por lo tanto, las necesidades nunca son las mismas, ya sea en términos de equipamiento, capacidad de la sala, instalaciones auxiliares, sistemas de visualización, etc. Por lo tanto, en la fase preparatoria, debe anticipar claramente sus necesidades y elaborar un briefing detallado. Así pues, en la fase preparatoria, el organizador elaborará un briefing completo en el que se resuman todas las necesidades que deben incorporarse a la elección del lugar. Es importante no olvidar nada, y tomarse el tiempo necesario para planificar con antelación y evitar sorpresas desagradables el gran día.

Capacidad

Evidentemente, se trata de un elemento esencial a tener en cuenta. **La respuesta influirá automáticamente en la elección del lugar de celebración: las soluciones demasiado estrechas se eliminarán enseguida, ¡porque los participantes necesitan espacio para sentirse cómodos! No hay que olvidar que es probable que todos lleven un ordenador, una botella de agua, un tentempié, algo para tomar notas, etcétera. Así que no te limites a alquilar una sala "lo suficientemente grande". Todo el mundo tiene que poder sentarse cómodamente sin sentir que invade el territorio de su vecino.

La distribución

No todos los cursos de formación se desarrollan de la misma manera que en un aula, con un profesor frente a los alumnos en mesas. Puede haber una mezcla de fases teóricas y periodos de práctica, o incluso tiempos dedicados al debate entre los participantes. Por lo tanto, al examinar los espacios disponibles para alquilar, el organizador debe pensar en todas las fases del evento, para asegurarse de que en cada momento será posible adaptar los locales a las necesidades pedagógicas.

Horarios y fechas

Algunos lugares de formación son especialmente solicitados y deben reservarse con al menos varios meses de antelación. Así pues, si la anticipación ya no es una opción para el organizador, éste deberá ser capaz de fechar su curso de formación con la suficiente rapidez para simplificar los trámites administrativos. También necesitará conocer los horarios, aunque algunos lugares son realmente flexibles y pueden ofrecer tarifas diarias, con la posibilidad de utilizar el lugar a cualquier hora de la mañana o de la tarde (para empezar temprano con un desayuno o terminar más tarde con una cena aperitivo, por ejemplo).

Presupuesto y extras

El briefing del organizador de la formación, que es como un pliego de condiciones que sirve para elegir los mejores locales, debe obviamente dar una idea clara y precisa del presupuesto disponible. Esto permitirá también saber, de un local a otro, si es posible beneficiarse de determinados extras, como una comida a cargo del organizador o un equipamiento adicional. Además, si el organizador es consciente de que algunos de los servicios que necesita suelen estar incluidos en los extras facturados además del precio básico, deberá planificarlo con antelación para evitar sorpresas desagradables cuando reciba los presupuestos.

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Organizar el espacio de forma dinámica para estimular a los participantes

Sea cual sea la naturaleza de la formación, elegir un espacio modular y flexible beneficia a todos, porque es una excelente barrera contra la melancolía y la falta de motivación.

La disposición de las mesas

La disposición de las mesas al estilo de un aula escolar, muy habitual, no es la única solución posible para un curso de formación. Sin embargo, es una opción factible para los periodos "lectivos", cuando el objetivo es simplemente transmitir información a los alumnos. Para favorecer los intercambios y debates, lo ideal es utilizar estructuras en U o mesas de reunión, que ofrecen la posibilidad de utilizar ordenadores en caso necesario, siempre que se disponga del mobiliario adecuado (armarios para ordenadores escamoteables, que permitan subir y bajar las pantallas, por ejemplo). Para los talleres, puede ser preferible definir islas, que faciliten el trabajo en pequeños grupos. Una vez más, aunque estos momentos no representen el 100% del tiempo de formación, nada impide favorecer una disposición flexible y desplazar los equipos en función de las diferentes etapas del curso.

La necesidad de fluidez y libertad de movimientos

Para que la formación les resulte totalmente provechosa, los participantes no deben estar sometidos a ella como a una limitación. Por eso, sean cuales sean las disposiciones elegidas, es esencial pensar en la libertad de movimientos de la que todos deben disfrutar. En términos muy concretos, no hay que sentirse atrapado en una silla durante todo el día: esto no será beneficioso ni para la concentración ni para la motivación. Las sillas o sillones deben ser lo suficientemente móviles como para no estar "pegado" a la pared o a la mesa. Es más, incluso en los cursos de formación más teóricos, en los que no se prevé ningún movimiento específico ni talleres prácticos, hay que programar descansos durante los cuales todo el mundo sea libre de ir a tomar un café, estirar las piernas y descansar la mente durante unos minutos. Y si el simple hecho de abandonar la silla para salir implica esperar a que todo el mundo despeje el espacio, estás añadiendo limitaciones que no te permitirán reunir todas las condiciones ideales para que la sesión de formación sea un éxito.

Utiliza todo el equipo necesario para transmitir los conocimientos

en las condiciones adecuadas Es mucho más probable que la información se fije en la mente de las personas si se presenta de forma atractiva y en diversos formatos. Por lo tanto, al alquilar una sala de formación, el organizador debe comprobar que el ponente o ponentes podrán utilizar una amplia gama de medios para diversificar los métodos de aprendizaje.

Ayudas visuales para mantener la atención de todos

Aunque los oradores mejor formados cautivan a su audiencia sólo con la fuerza de su voz, las ayudas visuales suelen ser necesarias para garantizar que los participantes no se pierdan demasiado rápido en el contenido de la formación. En algunos casos, las ayudas visuales son incluso esenciales para ilustrar lo que se está diciendo y proporcionar información concreta, comprensible y memorable. Lógicamente, necesitará una pantalla en una sala de formación, pero quizá le convenga utilizar pantallas interactivas, que ofrecen mayor flexibilidad en la práctica. Una pizarra también es esencial.

Comodidad y ergonomía del mobiliario

No se piensa lo suficiente en ello: durante un curso de formación, si estás sentado durante horas en una simple silla, corres rápidamente el riesgo de desarrollar dolores musculares o articulares, que obviamente te impiden concentrarte con rapidez, por no mencionar el hecho de que te desmotivan y no dan una buena impresión general de la experiencia. Por eso, no dudamos en privilegiar el mobiliario ergonómico y las alternativas atípicas, para que los participantes se sientan perfectamente cómodos. Por ejemplo, añadir zonas de convivencia con sofás para facilitar el diálogo y la relajación entre dos sesiones intensivas es una opción muy juiciosa. También se tiende a pasar por alto el equipamiento auxiliar indispensable: antes de alquilar una sala, compruebe que hay un proyector de vídeo in situ, averigüe si el material de oficina está incluido o no, etc.

Centrarse en un lugar de formación de alta calidad, original y apropiado

Una vez cumplidos todos los requisitos básicos de un lugar de formación, es hora de fijarse en los detalles que pueden marcar la diferencia. ¿Por qué no contratar un espacio inusual que no sólo se utilice para la formación, que sorprenda a los participantes y garantice una experiencia inolvidable? Un entorno verde: entre la sorpresa y la calma bucólica Para un curso de formación dirigido a ejecutivos constantemente estresados por el ritmo frenético y la vida en la ciudad, el lugar ideal es aquel que deja un máximo de espacio para la vegetación. Algunos pueden incluir un pequeño jardín, o simplemente estar decorados con muchos efectos naturales.

Un espacio que refleje los valores transmitidos

Al optar por presentar un curso de formación en un lugar poco habitual, se abre la posibilidad de personalizarlo según su propia filosofía. Por ejemplo, el organizador puede colgar carteles o elementos decorativos a imagen de la marca, utilizar accesorios sorprendentes para afirmar una reputación innovadora o incluso dar al curso de formación un aire divertido y poco convencional, que atraerá sobre todo a los jóvenes talentos.

Elija un lugar de fácil acceso

Las empresas que se instalan en las afueras de la ciudad tienen motivos más que suficientes para buscar lugares de formación atípicos en el centro de la ciudad: en primer lugar, esto les permitirá salir de sus propios muros y de su zona de confort, cambiar un poco de aires y apreciar mejor el momento. Además, para los cursos destinados a personas que pueden venir de lejos, la proximidad de estaciones de tren, aeropuertos y otras líneas de metro es un argumento de peso a su favor.