Réserver une salle de réunion extérieure à l’entreprise est l’occasion de travailler en dehors des locaux et ainsi rompre avec le quotidien pour donner un coup de boost à vos collaborateurs. Pour cela, plusieurs choix s’offrent à vous : organiser une réunion chez un particulier, louer un espace de travail conçu pour ce type de besoins, opter pour un cadre atypique. Tout est possible ! Mais, l’une des questions les plus importantes est celle de la surface idéale du lieu de réunion envisagé.
Réserver une salle de réunion de taille optimale : bien définir ses besoins
Faire le point sur ses besoins pour trouver l’espace idéal
Que vous souhaitiez organiser une réunion chez un particulier ou louer une salle de réunion à la journée afin de travailler en dehors des locaux habituels, il est important de faire le point sur vos besoins réels. En effet, une salle trop petite sera rapidement étouffante pour les participants, tandis qu’une salle trop grande risque de donner un sentiment de vide angoissant.
De plus, le choix du lieu où vous allez organiser votre réunion est aussi l’occasion de créer une ambiance de travail différente. Pour changer de votre cadre quotidien, rien ne vous empêche de choisir un appartement au style chaleureux ou un loft ultra-moderne plutôt qu’une salle de réunion classique.
En définissant parfaitement vos besoins et vos envies au préalable, vous obtiendrez ainsi des critères clairs et précis qui vous aideront à trouver un espace de travail à la journée qui répond en tout point à ce que vous recherchez.
Les questions à se poser avant de réserver une salle de réunion
Quelques questions simples, mais essentielles, vous permettront de bien définir vos critères de recherche pour trouver la surface idéale :
- Combien de personnes participent à la réunion ?
- S’agit-il d’une rencontre où les participants restent assis ou bien des déplacements sont-ils prévus durant cet événement, par exemple pour organiser des jeux de rôle ou pour apprendre des postures de travail plus efficaces ?
- De quel matériel avez-vous besoin ? Un simple paperboard ? Des appareils de projection ? Un ou plusieurs postes informatiques ?
- Envisagez-vous d’organiser le temps de repas dans votre espace de travail à la journée ou prévoyez-vous de déjeuner à l’extérieur ?
- Dans quel environnement désirez-vous évoluer ? Un cadre cosy et familier ou plutôt une salle de réunion au style formel ?
Trouver une salle de réunion de surface idéale
Ajuster la superficie au nombre de participants et à la nature de l’évènement
Une fois que vous avez défini vos besoins, vous pouvez vous lancer dans la recherche du lieu de réunion idéal. En termes de surface idéale, on considère généralement qu’il faut environ 2m² par personne si les participants restent assis. Si des déplacements ou des mouvements amples sont nécessaires au cours de l’événement que vous organisez, il faudra bien évidemment prévoir de l’espace supplémentaire afin de ne pas vous cogner aux murs ou aux meubles. Parallèlement, pensez à ajouter quelques mètres carrés si vous apportez du matériel volumineux sur place.
Organiser une réunion chez un particulier, ou du moins, dans un lieu de type habitation est idéal pour les rencontres de moins de 20 personnes. Au-delà, visez plutôt des endroits tels que des lofts ouverts, des espaces de séminaire ou des lieux de réception de grande superficie.
La question des repas
Si vous souhaitez manger sur place, voire cuisiner, alors organiser une réunion chez un particulier est idéal ! OfficeRiders vous propose de nombreux appartements, lofts et villas parfaits pour programmer une rencontre avec vos collaborateurs et présentant l’avantage de posséder une cuisine dans laquelle vous pourrez préparer les repas, mais aussi le café ou le thé pour les moments de pause. De plus, louer une salle de réunion à la journée dans un espace tel qu’une maison ou un appartement permet de créer une atmosphère rassurante, propice à une ambiance de travail plus décontractée que dans un lieu au style formel.
En résumé, si vous souhaitez louer une salle de réunion à la journée avec la surface idéale, définissez avant tout vos besoins en fonction du programme de votre événement et du nombre de participants. Salles de réunion, espaces de séminaires, appartements atypiques, maisons confortables, OfficeRiders vous propose de nombreux biens pour répondre à toutes vos demandes professionnelles.