En cette période où de nombreux actifs sont en télétravail, la réunion d’équipe à distance est un bon moyen de motiver les collaborateurs et d’échanger avec eux, qu’ils soient indépendants ou salariés. C’est également une très bonne occasion pour renforcer la cohésion des membres d’une équipe. Vous souhaitez organiser une réunion virtuelle efficace ? Voici nos 5 conseils pour la réussir.
Préparer la réunion à distance en amont
Si vous voulez que votre réunion d’équipe soit efficace, soignez son organisation en amont. Une réunion à distance se prépare de la même façon qu’une réunion en présentiel. Choisissez bien les participants et les objectifs. Définissez une date et un horaire qui correspondent aux emplois du temps de chacun. Ne conviez que les collaborateurs directement concernés par le sujet. Envoyez-leur une invitation qui précise comment se connecter à la réunion ainsi que l’éventuel ordre du jour afin qu’ils puissent se préparer en conséquence. Enfin, partagez les documents utiles à lire avant ou pendant la réunion sur un serveur cloud.
Choisir la bonne formule
Pour organiser une réunion à distance, deux solutions s’offrent à vous : l’appel de groupe ou la web conférence.
L’appel de groupe peut se présenter sous forme uniquement audio ou vidéo. Cette solution simple à mettre en place ne requiert aucun matériel particulier. Il vous suffit d’utiliser une plateforme de communication telle que Skype ou encore Slack.
Dans le cas de la web conférence, chaque participant se connecte de chez lui grâce à un lien URL. Il peut ensuite avoir accès à un partage d’écran et échanger avec ses collaborateurs. Zoom est l’un des logiciels les plus connus pour organiser des web conférences.
Anticiper
Même si vous avez pensé à vérifier le bon fonctionnement du matériel bien avant la réunion, certains facteurs externes sont hors de votre contrôle. Des problèmes techniques peuvent survenir au niveau de la connexion internet, du micro, etc. Pour cette raison, envisagez une date de report ou prévoyez une autre solution de secours. Afin d’assurer le bon déroulement de la réunion, anticipez autant que possible les imprévus et pensez à stocker les informations nécessaires à la discussion sur un deuxième support.
Favoriser l’interactivité
Une réunion à distance est plus difficile à gérer qu’une discussion en personne. En effet, il est indispensable de capter l’attention de chaque participant qui peut être facilement déconcentré par l’environnement où il se trouve. Utilisez vos compétences pour guider la conversation ou désignez un animateur dont le rôle sera de diriger les échanges en suivant un fil conducteur. Il devra favoriser l’interactivité et s’assurer que chaque collaborateur ait son temps de parole.
Trouver le tiers-lieu parfait
Pour terminer la réunion, analyser les différents points à améliorer. Pourquoi ne pas demander l’avis des participants ? Posez-vous plusieurs questions. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Les temps de parole ont-ils été bien partagés ? Le timing a-t-il été respecté ?
N’oubliez pas de tenir informés les collaborateurs qui n’ont pas pu être présents. Pour cela, envoyez-leur des enregistrements vidéo ou des comptes-rendus de la réunion.
Le meilleur conseil pour réussir ses réunions d’équipe reste de trouver l’espace parfait pour réunir ses collaborateurs. Nos experts chez OfficeRiders vous proposent plusieurs tiers-lieux adaptés aux besoins de tous. Rien de mieux qu’un espace atypique et moderne tel que ce loft désigné par un célèbre studio d’architecture parisien. Minimaliste et fluorescent, ce tiers-lieu de 250m2 est idéal pour l’organisation d’une réunion professionnelle, d’un shooting produit ou encore d’un tournage.