Politique de confidentialité
1. Quelles catégories de données traitons-nous ?
Nous sommes amenés à collecter et traiter les catégories de données suivantes :
| Catégories de données | Exemple de données |
|---|---|
| Etat-civil et coordonnées | Nom, prénom, date et lieu de naissance, adresses postale et électronique personnelles, numéro de téléphone personnel, document officiel d’identité |
| Données professionnelles | Nom de l’employeur, intitulé de la fonction occupée, équipe, lieu de travail, adresses postale et électronique professionnelles, numéro de téléphone professionnel, calendrier professionnel, photo professionnelle, données analytiques liées aux utilisateurs (en ce compris le nombre de jours passés par l’Utilisateur dans un espace de travail réservé via Worklib) |
| Réservation d’espaces | Historique de réservation, crédits octroyés par l’employeur pour la réservation d’espaces de travail, informations bancaires (dont carte de paiement), factures, préférences en matière d’espaces de travail et modes de transport, données analytiques liées à la réservation |
| Interactions avec Worklib | Historique des conversations, demandes et communications avec Worklib |
| Interactions entre utilisateurs | Historique des partages entre utilisateurs (notamment partages de calendriers et de présence dans les lieux de travail) |
| Données de géolocalisation | Géolocalisation de l’Utilisateur et des espaces de travail consultés |
| Outils numériques | Informations sur votre ordinateur, smartphone ou autre outil numérique, notamment adresse IP, fréquence d’utilisation de l’application Worklib |
De manière générale, nous ne traitons pas de données appartenant à des catégories dites « spéciales » de données personnelles, c’est-à-dire des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier un individu, ou encore des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Si nous obtenons ce type de données, nous les traitons uniquement si la loi applicable et une base juridique nous le permettent. Par exemple, nous pouvons être amenés à traiter de telles données sensibles lorsque vous avez donné votre consentement explicite à cet effet, lorsque cela est nécessaire pour l’exercice d’un droit en justice ou lorsque vous avez manifestement rendu ces données publiques.
2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?
Nous obtenons vos données personnelles directement auprès de vous lorsque vous créez un compte pour utiliser l’application Worklib ou lorsque vous interagissez avec nous. Nous sommes également amenés à collecter vos données indirectement auprès de tiers, notamment votre employeur lorsqu’il demande la création d’un compte pour vous.
Si vous choisissez de ne pas fournir vos données personnelles, il est possible que cela puisse empêcher de traiter votre demande de création de compte ou de vous fournir certains de nos services, en particulier la réservation d’espaces de travail.
3. Pour quelles finalités traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données personnelles pour les finalités détaillées ci-dessous.
| Prestation de services | Analyse de l’utilisation de nos services par les Utilisateurs et les entreprises Adaptation et amélioration de notre plateforme et de nos services |
| Analyse et amélioration de nos services | Analyse de l’utilisation de nos services par les Utilisateurs et les entreprises Adaptation et amélioration de notre plateforme et de nos services |
| Protection de notre application et de nos systèmes | Sécurisation de notre application et de nos systèmes informatiques contre des tentatives de fraude, attaque, abus, incidents de sécurité |
| Marketing et publicité | Envoi de messages promotionnels et marketing aux Utilisateurs |
| Obligations légales et réglementaires | Conformité à nos obligations légales et réglementaires |
4. Quelles sont les bases légales des traitements de vos données ?
Nous traitons vos données personnelles au titre des bases légales décrites ci-dessous. Dans certains cas, plusieurs bases légales peuvent s’appliquer au même traitement.
| Base juridique | Description |
|---|---|
| Exécution ou négociation d’un contrat | Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat qui nous lie ou à la signature de celui-ci en lien avec l’utilisation de l’application Worklib |
| Nos intérêts légitimes | Le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes de Worklib, à moins que vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux ne prévalent. Nos intérêts légitimes incluent notamment : |
| Protection de notre application et de nos systèmes | Sécurisation de notre application et de nos systèmes informatiques contre des tentatives de fraude, attaque, abus, incidents de sécurité La prestation, l’amélioration et le développement de nos services aux Utilisateurs et aux entreprises Notre organisation interne et la gestion de nos dossiers et registres Le respect de nos obligations légales et réglementaires Notre défense en cas de litige |
| Obligations légales | Le traitement est nécessaire au titre d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis |
| Consentement | Dans certains cas spécifiques, nous solliciterons votre consentement au traitement de vos données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, étant précisé que ce retrait n’invalide pas les traitements reposant sur votre consentement préalablement donné. Dans cette hypothèse, il est possible que nous continuions à traiter vos données si une autre base juridique est applicable |
5. Avec qui vos données sont-elles partagées ?
Nous sommes amenés à partager vos données personnelles avec les catégories de tiers listées ci-dessous.
| Catégories de tiers | Exemples de tiers et de finalités |
|---|---|
| Sociétés affiliées de Worklib | Toute société affiliée de Worklib afin de compléter les services que nous offrons aux Utilisateurs |
| Responsables d’espaces de travail | Propriétaires ou gestionnaires d’espaces de travail, afin de permettre la réservation par les Utilisateurs |
| Employeurs | Employeurs de salariés utilisant les services Worklib afin de connaître l’organisation de travail de ces salariés |
| Prestataires de services | Compagnie d’assurance, banques, avocats, comptables, notaires, prestataires de services informatiques à des fins de gestion interne de Worklib |
| Parties dans le cadre d’une cession, acquisition, fusion ou réorganisation | Toute société dans l’hypothèse où tout ou partie de l’activité de Worklib serait cédée ou dans le cadre d’une réorganisation de l’activité de Worklib ou en cas d’acquisition par Worklib d’une société ou d’une branche d’activité |
6. Comment encadrons-nous les transferts internationaux de vos données ?
Si nous sommes amenés à transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen (Union européenne, Islande, Lichtenstein et Norvège), nous nous assurons que des garanties appropriées soient mises en place afin d’assurer un niveau de protection adéquat de vos données. Ces garanties incluent notamment la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne ainsi que, dans certaines hypothèses, l’utilisation de garanties additionnelles afin d’assurer un protection de vos données conforme aux exigences du RGPD.
Nous sommes à votre disposition pour répondre à toute question à propos du transfert de vos données et des garanties mises en œuvre et pour obtenir une copie des clauses contractuelles type (voir le paragraphe 9 « Comment nous contacter ? »).
7. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous conservons vos données personnelles pour une durée limitée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités décrites dans le paragraphe 3 ci-dessus. De manière générale, nous conservons vos données personnelles tant que vous conservez un compte utilisateur Worklib et pendant cinq ans par la suite, sauf lorsque la réglementation nous oblige à conserver vos données personnelles plus longtemps ou lorsque nous devons conserver vos données dans le cadre d’actions en justice en cours ou susceptibles d’intervenir.
Durant l’ensemble de la période de conservation de vos données, nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre les violations de données, c’est-à-dire l’altération ou la destruction accidentelle ou illicite de données ou l’accès non-autorisé à ces données.
8. Quels sont vos droits par rapport à vos données personnelles ?
Vous disposez des droits suivants par rapport à vos données personnelles que vous pouvez exercer directement auprès de nous (voir le paragraphe 9 « Comment nous contacter ? »).
| Droits | Descriptions |
|---|---|
| Accès | Vous avez le droit de demander la confirmation que des données vous concernant sont traitées et de demander l’accès à ces données |
| Rectification | Vous avez le droit de nous demander de rectifier ou compléter, dans les meilleurs délais, les données vous concernant |
| Effacement (« droit à l’oubli ») | Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de supprimer des données vous concernant, notamment lorsque les données ne sont plus nécessaires au vu des finalités pour lesquelles elles ont été collectées |
| Limitation du traitement | Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données, notamment lorsque nous examinons une autre demande de votre part (par exemple une demande de rectification) |
| Portabilité | Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander à recevoir vos données et à ce que nous transmettions vos données à une autre entité |
| Opposition | Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données, par exemple lorsque le traitement repose sur nos intérêts légitimes auxquels vous vous opposez en raison de votre situation particulière |
| Réclamation | Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la CNIL si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que Worklib n’a pas agi en conformité avec la réglementation applicable |
9. Comment nous contacter ?
Si vous avez une question à propos de la protection de vos données personnelles ou à propos de vos droits, notamment si vous souhaitez les exercer auprès de nous, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse ci-dessous ou par email ([email protected]).
Worklib SAS 66 rue des Archives 75003 Paris, France