Vous envisagez d’organiser une formation et vous désirez que votre événement soit une réussite, vous savez donc que le choix de la salle de formation où elle va avoir lieu est primordial. Sans tarder, voyons donc ensemble les 5 critères à prendre en compte pour louer la salle de formation idéale.
La taille de la salle
Elle est assurément le principal critère pour choisir la salle de formation la plus adaptée. En effet, selon le nombre de participants que vous envisagez mais aussi selon la formation proposée, les besoins en termes de surface peuvent être très différents.
D’ailleurs, évitez le piège consistant à prendre une salle plus grande « au cas où ». Une grande pièce n’est effectivement pas forcément adaptée à une séance de coaching personnel par exemple.
Généralement, les organisateurs considèrent que chaque participant a besoin d’un espace de 2 m2.
L’ambiance de la salle
Si certaines formations peuvent se dérouler dans une salle de réunion traditionnelle, d’autres nécessitent un espace où l’ambiance est plus marquée.
En effet, selon l’expérience que vous désirez offrir aux participants, vous pouvez opter pour une salle dédiée aux séminaires (ambiance professionnelle), pour un loft moderne (ambiance décontractée) ou bien pour un lieu plus atypique sur l’eau, comme par exemple “le jardin flottant”.
Accordez aussi de l’importance à l’accueil qui sera fait aux participants à votre formation.
Les équipements de la salle
Afin que votre formation se déroule dans des conditions optimales, vous avez probablement besoin de matériel spécifique. Assurez-vous donc que la salle que vous désirez louer dispose des équipements nécessaires. Des espaces tels que le “Happy Loft Atypique” ou bien l’ “Atelier du Sentier” possèdent de nombreux équipements pour faciliter et dynamiser votre formation.
La plupart des salles à louer sont équipées d’un vidéoprojecteur, d’un micro, d’une imprimante et d’une connexion Wi-Fi. Une climatisation est aussi souvent prévue.
Pour vos autres besoins, faites-les connaître au loueur et veillez à ce que la mise à disposition des équipements ne se paie pas au prix fort.
La localisation géographique de la salle
Parce que les participants doivent pouvoir se rendre à la salle de formation sans difficulté, prenez soin de vous assurer qu’elle est bien desservie par les transports en commun et que des places de stationnement sont disponibles à proximité.
Le loyer de la salle
Comme souvent, l’argent est le nerf de la guerre. Notez juste que pour comparer les salles disponibles, des calculs seront nécessaires puisque chacune dispose d’une grille tarifaire qui lui est propre (forfait global ou prix par personne, options diverses, services à la carte…)