Être plus agiles, plus collaboratives, plus productives, plus attractives, plus compétitives avec les start-ups : nombreuses sont les organisations qui proposent d’aider les entreprises dans leur transformation. Mais avant de franchir ce cap, de nouveaux outils se battent sur le terrain de l’innovation pour insuffler des nouvelles pratiques de travail. Focus sur quelques-unes d’entre elles qui s’attachent à révolutionner les réunions.
Étape 1 : Éviter les réunions inutiles
En partant de la philosophie « le temps, c’est de l’argent », BrainWatt a développé un outil nommé : le réuniomètre. L’équation « nombre de participants – salaires – durée » permet d’apprécier les coûts engendrés par votre réunion. L ‘idée est donc de réfléchir à deux fois avant d’organiser des réunions à tue-tête. Déjà dans les grandes de la Silicon Valley, la réunion fait l’objet de règles pour pouvoir avoir lieu. C’est le cas de Google et de ses 8 règles d’or !
Étape 2 : optimiser l’utilisation et la location de salles de réunion
Salle de réunion désertée ? Il suffit qu’elle soit réservée pour que tout le monde s’arrache le même créneau ! La digitalisation des espaces de travail permet d’optimiser les salles de réunion. Des acteurs comme MeetingRoomApp ou Sharing Cloud propose une gestion intelligente de ces lieux grâce à une tablette placée à l’entrée de la salle. Les employés peuvent alors :
- Visualiser à distance la disponibilité de l’espace ainsi que sa position géographique
- Réserver à la volée la salle depuis leur poste de travail
- Confirmer le démarrage de la réunion et la libérer avant la fin prévue
Étape 3 : réussir à communiquer avec tout le monde, peu importe la distance
Plus le travailleur devient flexible et nomade, plus il devient difficile de lui mettre le grappin dessus ! La réunion doit pouvoir être virtuelle, partout et à tout moment : pas forcément dans une salle. Ainsi, sans aucun téléchargement, Livestorm s’attache à simplifier les webinars en toute facilité et Appear.in à développer un outil smart de visioconférence pour simplifier la connexion.
Étape 4 : atteindre 100% de participation et d’interactivité lors d’une réunion
Comme le dit WorkLab « Life is a serious game ». Le secret pour redorer le blason de la réunion ? La rendre plus ludique ! C’est le but de Klaxoon : les réunions deviennent participatives grâce à la mécanique de jeu, de challenge et de scores (votes, quizz, sondages). Get Yellow se penche lui sur la « créativité virtuelle » en ajoutant à son interface des posts-it, des gommettes, des stickers.
Étape 5 : Assurer une vraie suite aux réunions
Magic Cube est un outil qui, en plus d’animer les réunions, est un assistant vocal qui met en place un réel suivit de la réunion : il permet une prise de note intelligente grâce à la reconnaissance vocale et diffuse les comptes rendus aux participants. Il assure un suivi des actions et synchronise les agendas des collaborateurs tout en récoltant des feedbacks sur la satisfaction des participants. Il ne sera disponible qu’en été 2018 ! Beesy de son côté applique la philosophie « Digitaliser (les notes) – Partager (le compte rendu)– Suivre (le projet) » .
Alors, plus d’excuse pour procrastiner en réunion !
