Sommaire
- Introduction : pourquoi, comment et où organiser une réunion d’équipe ?
- Étape 1 : définir vos besoins pour organiser une réunion productive
- Quel type de réunion souhaitez-vous organiser ?
- Quel format choisir pour votre réunion ?
- Quels sont les objectifs de la réunion ?
- Pourquoi faire appel à OfficeRiders pour la location flexible de salle de réunion ?
- Étape 2 : établir les modalités pratiques de votre rencontre d’équipe
- Où organiser votre réunion d’équipe ?
- Quels moyens de transport prévoir pour votre rencontre d’équipe ?
- Quand et à quelle heure réunir vos collaborateurs ?
- Étape 3 : choisir les prestations
- Restauration : petit-déjeuner, collation, repas, cocktail, dîner…
- Activités : agrémenter votre réunion pour renforcer la cohésion
- Hébergement : pour une réunion qui se tient sur deux jours ou plus
- Étape 4 : rechercher le lieu idéal pour organiser une réunion
- Espaces de travail dans un cadre privé : productivité et convivialité
- Lofts et appartements : pour se sentir « comme à la maison »
- Rooftops : donnez de l’envergure à vos rencontres
- Villas avec jardin : oxygénez vos séances de travail
- Lieux de réunion atypiques : sortez des sentiers battus
- Pour conclure sur l’organisation d’une réunion réussie avec OfficeRiders !
Introduction : pourquoi, comment et où organiser une réunion d’équipe ?
Toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité, a besoin de faire régulièrement le point et d’organiser des réunions d’équipe. Encore faut-il que ces réunions soient productives ! Pour cela, de nombreux paramètres sont à prendre en compte : la planification, la définition d’un ordre du jour pertinent… et le choix du lieu.
Des start-ups aux grands groupes, un nombre croissant d’entreprises choisissent de délocaliser leurs réunions. La solution : recourir à la réservation d’espace de travail à la journée dans des sites atypiques et fonctionnels. Cette option présente de nombreux avantages : en sortant du cadre habituel, vos collaborateurs peuvent changer de point de vue, développer leur créativité, envisager les relations d’équipe sous un nouvel angle… Du côté des dirigeants, placer les équipes « hors les murs » permet d’optimiser les échanges et de donner un second souffle aux débats. Toutefois, avant de réserver une salle de réunion à la journée, il convient de soigner la préparation. Pas de panique ! OfficeRiders vous accompagne à travers les étapes de votre check-list et vous propose une liste exhaustive de lieux de réunion. Suivez le guide !
Étape 1 : définir vos besoins pour organiser une réunion productive
Toute société réunit ses équipes au moins une ou deux fois par an. Pourtant, force est de constater qu’une trop forte part de ces rencontres s’avère décevante, voire contre-productive. Pour éviter cet écueil, le secret réside dans une bonne préparation. En effet, on n’organise pas un comité de direction comme une réunion commerciale ou informative… L’ordre du jour et les objectifs de la rencontre dictent les modalités pratiques. Cela oriente notamment le choix entre une réservation d’espace de travail à la journée ou sur plusieurs jours. Les prestations annexes dépendent aussi du format de la réunion.
Quel type de réunion souhaitez-vous organiser ?
Comité de direction, réunion de projet, rencontre informative ou informelle, résolution de conflit ou de problème, définition d’objectifs… En fonction du thème et des objectifs du meeting, les modalités d’organisation varient. N’oubliez pas non plus de réfléchir aux équipements dont vous aurez besoin pour animer la journée : connexion, flipchart, projecteur…
Un comité de direction peut être organisé dans un studio ou un atelier d’artiste. Toutefois, rassembler tous vos collaborateurs pour les informer des nouvelles orientations stratégiques de l’entreprise requiert un lieu plus vaste. Une ancienne ferme ou un site industriel réhabilité constituent alors des solutions originales.
Quel format choisir pour votre réunion d’équipe ?
Une fois défini le type de colloque que vous comptez organiser, reste à savoir quelle en sera la durée et combien de personnes seront présentes. En d’autres termes, devez-vous simplement réserver une salle de réunion à la journée ou sur plusieurs jours ? En effet, dans ce cas, la question du logement des participants se pose.
Impossible de choisir une durée sans avoir établi un ordre du jour précis, ce qui nous amène au point suivant : le but du meeting.
Quels sont les objectifs de la réunion ?
Cela paraît évident, et pourtant, nombre de rencontres professionnelles manquent leur objectif faute d’une préparation suffisante. Établir un ordre du jour détaillé et le fournir à tous les participants en amont est indispensable. De plus, permettre à chacun d’y apporter sa contribution optimise la productivité des échanges le jour J.
N’oubliez pas de définir le but que vous souhaitez atteindre à l’issue de la rencontre. Est-ce simplement d’informer vos équipes, de résoudre une problématique, de définir des objectifs pour les mois à venir ?
Dernier conseil : méfiez-vous de la « réunionite », tendance virale à multiplier les colloques – souvent insuffisamment préparés, donc inutiles…
Pourquoi faire appel à OfficeRiders pour la location flexible de salle de réunion ?
Les modes de travail évoluent, et le contexte sanitaire, économique et politique contribue à accélérer encore cette mutation. Les entreprises sont en demande de nouvelles options et de prestations professionnelles alliées à un cadre de standing. OfficeRiders joue le rôle d’intermédiaire entre ces sociétés et des hôtes proposant des sites adaptés à leurs besoins.
Certes, il est possible de trouver vous-même un espace de travail pour abriter votre colloque. Cependant, cette démarche est longue et parfois complexe. Elle implique de contacter les responsables et de vous rendre sur place pour vous assurer que les lieux correspondent à vos besoins. Faire appel à un intermédiaire fiable et professionnel pour réserver une salle de réunion à la journée constitue un réel gain de temps. De plus, c’est la garantie de prestations conformes à vos attentes.
OfficeRiders cherche à vous permettre de profiter de services haut de gamme et de lieux atypiques, personnalisés, mais ultra-fonctionnels. Pour cela, nous sélectionnons pour vous des salles de réunion à Paris et à travers toute la France.
Cependant, il ne suffit pas de réserver une salle de réunion à Bordeaux, Toulouse ou Montpellier. Encore faut-il trouver l’espace adapté en termes de capacité, d’équipement, de proximité des transports et des commodités… C’est là qu’intervient OfficeRiders, qui recense en permanence des espaces de réunion parfaitement équipés pour vous accompagner dans l’organisation de vos codirs et de vos sessions de formation ou séminaires.
Étape 2 : établir les modalités pratiques de votre rencontre d’équipe
Vous avez déterminé les enjeux de la réunion, le nombre de participants et la durée nécessaire pour couvrir l’ordre du jour. À présent, le moment est venu de vous pencher sur les aspects concrets du lieu. Le choix d’une salle de réunion à proximité des transports en commun ou d’un parking, d’un restaurant ou d’un hôtel, est aussi important que les prestations proposées par l’hôte.
Où organiser votre réunion d’équipe ?
Évidemment, l’implantation géographique de votre entreprise détermine le rayon dans lequel vous recherchez une location flexible de salle de réunion. Le choix s’avère assez simple si vous êtes une société unique. En revanche, il est plus complexe si vous disposez de plusieurs succursales disséminées à travers le pays, voire à étranger. Dans ce cas, l’idéal reste de choisir une ville centrale par rapport à l’emplacement des différents sites. Un lieu bien desservi par les transports en commun, ou doté de facilités d’accès en voiture et de stationnement, simplifie les choses pour vos collaborateurs comme pour vous-même.
Que vous recherchiez une salle de réunion à Lyon, Paris ou Marseille, ces métropoles sont dotées des commodités nécessaires. Découvrez tous les lieux atypiques et fonctionnels repérés par OfficeRiders et trouvez celui qui répond à vos attentes…
Quels moyens de transport prévoir pour votre rencontre d’équipe ?
Voilà un autre enjeu de vos meetings professionnels : réserver une salle de réunion à Lille ou ailleurs qui permette un accès facile à chacun. Ceci implique deux éléments : la proximité d’une gare ou d’un aéroport, ou celle d’un parking – idéalement gratuit et privé.
Pour simplifier votre choix, OfficeRiders vous présente par exemple les plus belles salles de réunion à Paris près de la gare de l’Est ou de la gare Saint-Lazare.
Côté organisation, en prévenant vos collaborateurs suffisamment en avance, vous leur permettez de covoiturer. Vous pouvez aussi choisir de prendre en charge les frais et l’organisation du transport.
Quand et à quelle heure réunir vos collaborateurs ?
Règle numéro un : anticiper suffisamment la rencontre pour que chacun puisse s’organiser en conséquence. Règle numéro deux : choisir, dans la mesure du possible, une date qui convienne à tous les participants – ou au moins aux personnes dont la présence est indispensable. À ce titre, effectuer un sondage proposant différentes dates possibles est une bonne option pour faciliter la présence de chacun.
Lorsque vous commencez ensuite vos recherches d’une salle de réunion à Marseille ou ailleurs, l’idéal est de garder un agenda sous les yeux. Plus tôt vous contactez OfficeRiders, plus vous avez de chances de trouver un lieu parfaitement adapté à vos contraintes.
En termes d’horaire, gardez à l’esprit que vos collaborateurs doivent se rendre sur place. Cela nécessite parfois un temps de trajet assez long. Si certains doivent venir en train, par exemple, mieux vaut éviter les réunions qui démarrent à huit heures…
Étape 3 : choisir les prestations annexes pour votre réunion
Passer par un intermédiaire comme OfficeRiders pour réserver une salle de réunion à Paris ou en province présente l’avantage de pouvoir dicter vos conditions. Vous pouvez notamment préciser que vous cherchez un lieu proche d’un hôtel ou que vous souhaitez organiser un brunch.
Restauration : petit-déjeuner, collation, repas, cocktail, dîner…
La plupart des colloques et meetings se tiennent au minimum sur une journée complète, voire plus. Même lors d’une séance de travail d’une demi-journée, une pause assortie d’une collation est toujours la bienvenue !
Quand vous voulez réserver une salle de réunion à Lyon ou n’importe où ailleurs, OfficeRiders vous permet de trouver aisément des hôtes qui proposent des services de restauration. Il peut s’agir d’un petit-déjeuner, d’une collation ou d’un service traiteur pour le midi. Vous avez aussi la solution des restaurants ou de la livraison de repas à proximité immédiate du lieu. Naturellement, tous les espaces de travail privatisables disposent aussi du nécessaire pour préparer des boissons chaudes sur place.
Activités : agrémenter votre réunion pour renforcer la cohésion
Si le programme des débats implique une durée supérieure à une journée, pourquoi ne pas prévoir un entracte animé ? Proposer à vos collaborateurs un atelier sur la qualité de vie au travail, une séance de yoga ou de dessin, ou encore un Cluedo géant permet de renforcer les liens et l’implication de vos équipes.
OfficeRiders répertorie de multiples prestataires pour accompagner la location de votre salle de réunion à Lille, Bordeaux ou Montpellier. Ces professionnel, fiables et réactifs, sont parfaitement au courant des nouveaux besoins des entreprises. C’est également le cas de tous les hôtes sélectionnés par nos soins.
Hébergement : pour une réunion qui se tient sur deux jours ou plus
Grâce à notre carte interactive, vous pouvez choisir le quartier dans lequel vous souhaitez réserver votre salle de réunion à Marseille ou ailleurs. Ainsi, vous êtes en mesure de trouver un emplacement proche d’un hôtel ou d’une chambre d’hôtes, par exemple.
OfficeRiders recense aussi de multiples locations flexibles de salles de réunion dans des espaces privés permettant de loger sur place. Les hôtes qui mettent un loft ou une villa à disposition des entreprises prévoient la plupart du temps des couchages. Ceux-ci sont assortis de salles de bains et de toutes les commodités pour se détendre après une journée de travail.
Salle de jeux ou bibliothèque, terrasse ou jardin, piscine ou sauna… Chaque lieu propose des équipements à même d’agrémenter vos séances de travail et de les rendre aussi agréables que productives.
Étape 4 : rechercher le lieu idéal pour organiser une réunion
Vous avez défini vos besoins et les objectifs de cette future rencontre de travail. Une date a été fixée pour réserver une salle de réunion à la journée ou plus. Vous avez déterminé la ville, voire le quartier, où le meeting se tiendra. Voici le moment de trouver le lieu parfait, de contacter l’hôte et de vérifier les conditions de réservation et d’annulation, les tarifs, les prestations… OfficeRiders vous aide à réserver une salle de réunion à la journée qui optimise le potentiel de vos rencontres.
Espaces de travail dans un cadre privé : productivité et convivialité
Les nouveaux espaces collaboratifs répondent à la mutation des pratiques professionnelles et s’y adaptent en permanence. Désormais, les sites privés favorisent le coworking et la flexibilité, dans des décors personnalisés et parfaitement fonctionnels. L’accent est mis sur la luminosité, le décloisonnement, la vue sur l’extérieur…
La réservation d’espace de travail à la journée ouvre de nouvelles perspectives à vos interactions professionnelles. Vos équipes envisagent leur travail sous un nouvel angle, vos réunions gagnent en fraîcheur et en productivité.
Contrairement aux idées reçues, louer une salle de réunion à Lyon ou Paris ne représente pas nécessairement un investissement important. Grâce à OfficeRiders, vous pouvez parfaitement trouver un espace de travail collaboratif pour moins de 200 euros la journée.
Lofts et appartements : pour se sentir « comme à la maison »
Bon nombre de salles de réunion à Lille et dans d’autres villes sont des appartements ou des lofts restaurés. Style cosy ou haussmannien, décoration d’époque ou mobilier contemporain… Grâce à OfficeRiders, trouvez le lieu qui entre en résonance avec l’image de votre société.
Des appartements d’architecte aux lofts avec verrière, découvrez la réservation d’espaces de travail à la journée qui combinent cadre soigné, confort et facilités d’accès partout en France.
Rooftops : donnez de l’envergure à vos rencontres
Résolument à la mode pour organiser des présentations de produit ou des soirées d’entreprise, les espaces de travail avec terrasse sur le toit conviennent très bien à l’organisation de réunions. Le rooftop offre une vue sur la ville et ses alentours – un atout en bord de mer, notamment. Il permet de se détendre et favorise les échanges informels.
Louer une salle de réunion à Marseille en rooftop s’avère particulièrement intéressant si le meeting doit durer plus d’une journée. Vos équipes profitent ainsi de moments privilégiés en parallèle aux séances consacrées au travail ou au brainstorming.
Villas avec jardin : oxygénez vos séances de travail
Incontournables à la belle saison, les espaces dotés d’un extérieur sont disponibles en périphérie comme en cœur de ville. Selon le nombre de participants, vous pouvez choisir une terrasse végétalisée ou un parc paysagé avec piscine et mobilier confortable. Ce type de cadre est idéal pour une pause cocooning ou même pour prolonger les échanges hors les murs.
Les vérandas et verrières, les espaces végétalisés constituent une alternative intéressante si le temps est peu clément. Vous conciliez ainsi confort et décor.
Lieux de réunion atypiques : sortez des sentiers battus
Les espaces de travail originaux ou décalés conviennent aussi bien pour vos réunions internes que pour inviter vos clients. Ce choix véhicule une image positive de votre entreprise, en interne comme en interne.
La location d’une salle de réunion atypique reflète l’importance que vous accordez à la qualité de vie au travail. Elle optimise la créativité et l’innovation, favorise le bien-être et les échanges. Vous pouvez offrir un cadre hors normes à vos équipes pour travailler sur un nouveau projet, par exemple. Ce changement de décor ne peut être que bénéfique !
Pour conclure sur l’organisation d’une réunion réussie avec OfficeRiders !
Bouleverser les codes, trouver un espace de travail végétalisé ou pet-friendly, réserver un site pieds dans l’eau, profiter de la vue ou se sentir comme chez soi… À vous de déterminer l’orientation, à nous de vous proposer des lieux en adéquation !
Le site OfficeRiders, mis à jour en continu, répertorie des espaces privés mis à disposition des entreprises. Ces lieux sont alternatifs et originaux, chaleureux et parfaitement équipés :
- salle de réunion à Paris : quartier, capacité et ambiance selon vos besoins, n’importe où dans la capitale !
- salle de réunion à Marseille : vue sur la Méditerranée ou esprit citadin, trouvez l’espace qui vous ressemble !
- salle de réunion à Lille : loft, riad ou salle de réunion à découvrir d’urgence !
- salle de réunion à Lyon: tiers-lieu en bord de Rhône ou au cœur de la Ville des Lumières, à vous de choisir !
- et aussi salle de réunion à Toulouse, Nantes, Montpellier…
OfficeRiders, c’est aussi un outil de recherche fiable et performant pour trouver instantanément le site idéal au meilleur prix. En effet, pour chaque offre d’espace de travail à la journée, vous visualisez rapidement le style et les équipements, les prestations optionnelles, le tarif et les conditions de réservation… Plus de temps perdu à parcourir des dizaines d’annonces : vous allez enfin droit au but !
Échanges en direct avec l’hôte, devis rapide et sur mesure, paiement sécurisé en ligne… Grâce à OfficeRiders, organiser une réunion dans un espace privé n’a jamais été aussi simple