Comment la salle de réunion traverse-t-elle le temps ?

En entreprise, la salle de réunion était souvent cantonnée à la liste très exhaustive « chaises, tables, paperboard». Synonyme de perte de productivité ou même de perte de temps, elle a subi elle aussi une véritable révolution au fur et à mesure de l’essor fulgurant du « start-up mood». Transformation du mobilier, des outils, mais aussi des modes de communications, la salle de réunion témoigne de l’évolution des besoins sociaux.

Le problème de l’œuf et de la poule : productivité au travail ou bonheur au travail

Flash back sur les espaces de travail

Est-ce le salarié qui inspire les espaces de travail les espaces de travail qui inspirent le salarié ? Un petit voyage dans le temps s’impose pour mieux comprendre l’évolution des modes de travail.

À l’époque du XIX siècle, au moment du taylorisme, le souci de productivité régnait sur le bien-être des salariés. À la clef ? Industrialisation, automatisation et hiérarchisation dans des espaces austères et sans âme. Une sorte d’open-space géant qui fait rêver ? Pas vraiment. C’est pourtant la première vraie réflexion sur les espaces de travail.

C’est seulement après la Seconde Guerre mondiale que l’on aura envie de faire rêver. En témoigne l’essor de la publicité et des slogans plus aguicheurs les uns que les autres afin de séduire un public ayant pour seule ambition la dépense. Cette vague de créativité et d’inspiration gagne l’architecture des bâtiments. C’est aussi le développement du secteur tertiaire qui accompagne une nouvelle vision de l’espace de travail. Les designers se succèdent pour imaginer des agencements astucieux : Herman Miller, Robert Probst… C’est là que l’organisation en ruche prend place et avec elle, des espaces clos pour se retrouver en groupes : la salle de réunion.

L’émergence de la réunion

L’open-space dans les années 70 revient en force comme un retour en arrière : on casse les murs pour gagner de l’espace, mais en même temps, on fait place au bruit et à la déconcentration.Elles se remplissent d’ordinateurs et de cloisons amovibles pour délimiter l’espace personnel. Si les salles de réunion perdurent, elles se forgent une mauvaise réputation : brainstorming, formation, conférences, présentation…Alors que les prétextes pour se réunir sont nombreux, la salle de réunion s’est pourtant vue désertée, car souvent trop grande pour l’utilité réelle.

On y traite de sujets peu motivants, qui laissent peu place à l’interaction et l’échange. Diesel lance ainsi sa campagne sur une nouvelle salle de réunion de « torture », conçue pour limiter les échanges au strict minium.Quel comble !

Alors que c’est l’espace de travail semblait régir l’humain et les relations auparavant, la tendance s’est inversée. Avec pour facteurs clefs : la prise de conscience de devoir agir face au phénomène du break down des open-spaces d’une part. Le développement du « start-up mood» et la volonté des gros acteurs de rester compétitif d’autre part. Car les espaces de travails mutent certainement après avoir stagné si longtemps :« La technologie des salles de réunion est restée quasiment la même depuis vingt ans », note BrianEskridge de Microsoft.

Aujourd’hui : révolutionner

À la start-up Klaxoon de préciser : « On passe en moyenne 16 ans de sa vie en salle de réunion, et pourtant on y fait souvent autre chose que le sujet de la réunion… D’un autre côté, on a des collaborateurs qui veulent plus collaborer ».

Du coup, on voit apparaître de nouvelles façons de se rassembler et de s’organiser pour éviter de se rendre dans les salles de réunions. Le Flex Office permet aux salariés de trouver l’endroit le plus adapté à leurs besoins pour travailler. Le corpoworking nait aussi ; ce sont des espaces de coworking qui prennent place au cœur même de l’entreprise. Ils permettent de faire des réunions plus informelles avec un mobilier modulables.

Parfois, la réunion surf totalement sur la tendance du collaboratif pour s’exporter en dehors des murs de l’entreprise. Sur le même modèle qu’Airbnb, des plateformes comme OfficeRiders permettent à des professionnels de se rendre chez l’habitant pour leurs évènements d’entreprise, conférences, réceptions, shootings, séminaires etc…Ils y trouvent plus d’inspiration et de confort mais parfois aussi un environnement plus atypique, qui les surprend.

Mais lorsqu’il faut s’attaquer à la salle de réunion en elle-même, comment évolue-t-elle ?

2) De la digitalisation des espaces à l’artisanat

Connexion technologique, connexion humaine

A quels besoins doivent répondre ces espaces de travail ? Alors que les bons conseils pour aménager les espaces fleurissent sur internet, Factory-Amenagement mène une enquête dans laquelle elle explique que 48% des français pensent que l’espace de travail doit améliorer le travail d’équipe et la collaboration, 33% à encourager la créativité et permettre plus d’interaction entre l’humain et la technologie, et 19% à offrir une rupture avec le quotidien.

Les nouvelles technologies ont donc envahi les salles de réunions pour en faire de véritables « laboratoires technologiques » de l’entreprise : elles sont souvent baptisées des « Smart Meeting Room ». De ce fait, des techniques d’aménagement et de management prennent forme. C’est notamment le cas pour le “NWoW”, plus précisément le « New Way of Work ». Cette technique a pour but de faciliter l’échange et la collaboration notamment à distance grâce a des outils digitaux. Elle favorise aussi la mobilité. Ainsi, les salles de réunion s’équipent du matériel le plus pointu pour mettre en place des visioconférences. En témoigne le géant WebEx de Cisco. Voxeet met par exemple en place un système de conférence call en 3D et immersif pour une réunion plus vraie que nature ; à distance, les voix des interlocuteurs sont placées autour d’une table et le son provient de leur emplacement respectif.

Pour favoriser la participation et l’investissement de tous les salariés, des outils interactifs viennent équiper ces espaces comme des écrans tactiles (Wipple parle d’écrans interactifs).

De nouvelles innovations

L’innovation, c’est aussi travailler non plus sur la forme de l’outil, mais sur le fond. Wisembly ou Klaxoon offrent de guider les employés dans leurs réunions, de générer des idées et du contenu. Ces derniers parlent d’ailleurs de “révolution de la réunion”. Pour impliquer encore plus l’employé, Nod-A imagine le MakeStorming après le Brainstorming. L’idée ? Créer un support rapidement pour illustrer l’idée avec du carton, des posts-its, de la pâte a modeler etc…

Mais finalement, qui se souvient du temps où une seule personne désignée se chargeait de recueillir toutes les informations des participants d’une réunion afin de préparer une présentation. La multiplication des appareils numériques (bring your own device) sur le lieu de travail permet aujourd’hui à chacun de prendre part à la réunion de façon active et simplifiée. On “ChromeCast”. On utilise des outils Plug and Play.

Mais ces nouvelles technologies ne doivent pas empiéter sur l’humanisation et le confort des espaces. Leur modernisation s’accompagne aussi d’un courant d’esthétisme et de design.

Le design : révéler l’ADN des entreprises

réunion de nos jours

Qualité de vie au travail, CHO, classement « Great Place to Work »…Autant de thermes qui évoquent l’importance de l’aménagement des espaces de travail et des salles de réunions comme un véritable enjeu stratégique et axe de différenciation. Le design et l’esthetisme des bureaux font partie de l’AND de l’entreprise et sont essentiels pour le bien-être des salaries. Un environnement stimulant et inspirant, c’est un salarié épanoui et donc plus productif.

Les espaces se colorisent, deviennent plus originaux et surtout le mobilier évolue : il devient plus attractif et surtout respectueux de la santé des utilisateurs en prenant en compte des facteurs TMS.

De ce fait, les marques de mobilier se voient un peu chamboulées. Celles spécialisées en mobilier professionnel voient une opportunité de lancer une gamme grand public. Les espaces doivent désormais être plus cosy et accuillants. Pour exemple, la marque Steelcase lance un partenariat avec Bolia pour se fondre dans cette tendance. D’un autre côté, BoConcept, KaveHome ou Sodezign lancent des gammes professionnelles. Les espaces de travail deviennent aussi des espaces de vie.

Au-dela de l’esthétisme, le mobilier doit aussi trouver du sens et créer du sens pour l’entreprise : il doit être responsable, modulable. Ainsi, les marques “Made in France”, qui mettent en valeur l’artisanat et le sur-mesure ont le vent en poupe. Pour n’en citer que quelques unes sur le marché du bois proposant des plateaux : ForMeLab, HopFab, LILM, OpenWood …

Retaper les salles de réunions passe aussi par leurs appellations : des noms plus séduisants se forge une place. Pourquoi parler de salle de réunion, lorsqu’on peut dire “Creativ Room”? Des entreprises (comme 20 minutes avec sa sale Viagra) choisissent aussi des noms de villes, d’artistes.

Et donc…

Ainsi, après avoir stagné pendants plusieurs décennies, on assiste à un veritable mouvement : “shake the meeting room.” Que ce soit au niveau du design, de l’infiltration de la technologie ou encore de nouveaux outils, la salle de reunion a su retrouver son attractivité pour devenir un espace d’échange, de collaboration qui n’a pas fini d’évoluer !

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