Hôte: les clefs du succès

Les 10 clefs du succès des hôtes OfficeRiders

1. Le prix

2. La singularité

3. La réactivité et la communication

4. La diversité des activités permises

5. La qualité de l’expérience 

6.Disponibilité et taux d’acceptation

7.La bonne gestion de vos services

8.Votre profil

9.Un historique de réservations réussies

10. La précision

En devenant hôte OfficeRiders, vous rejoignez une communauté grandissante, qui optimise l’utilisation des espaces pour mieux vivre et mieux travailler, afin que chacun y trouve son compte.

OfficeRiders ne ressemble à aucune autre plateforme et propose de manière inédite de réinventer des espaces de vie sous-utilisés en espace de travail, à destination de professionnels et entreprises.

Le mode d’emploi ?

Ajoutez votre espace

Ajoutez facilement et gratuitement votre espace pour les usages souhaités (réunion, événement, production, co-working), indiquez les services inclus et les services additionnels (restauration, équipements et services, activités).

  • Échangez

Recevez des demandes, échangez avec le rider et mettez vous d’accord sur la réservation. C’est vous qui décidez de pré-approuver ou non les demandes que vous recevez.

  • Confirmez et recevez votre argent

Tout se passe en ligne, de manière sécurisée. Recevez votre règlement dans les 72 heures qui suivent le check-out.

  • Facturation / Quittance : comment vous déclarer

Vous pouvez louer votre espace en tant que particulier (mise à disposition d’espace privé) auquel cas vous devrez déclarer vos revenus dans la catégorie Revenus locatifs meublés (comme une location type Airbnb à une entreprise) ou en tant que professionnel dans quel cas votre prestation est sujette aux conditions habituelles (TVA, impôt sur le revenu…) pour votre activité.

Vous n’avez aucun document à produire, c’est OfficeRiders qui génère pour vous une reddition des comptes qui vaut facture (remplace celle que vous générez habituellement) ou quittance selon si vous êtes un particulier ou professionnel.

  • Les conditions financières

OfficeRiders prélève entre 5 et 10% HT du montant TTC de votre réservation d’espace, et 10% HT sur le montant HT de vos extras en fonction de votre réactivité face à une demande de réservation. Plus vous répondez rapidement aux demandes et moins les frais de service seront élevés. Ainsi il est conseillé de répondre dès la 1ère alerte SMS pour optimiser vos chances de réservation et votre gain.

EXEMPLE:

Vous proposez votre lieu à 1 000 euros / jour sur notre site:

  • Si vous répondez à la demande de réservation dans l’heure, vous abaissez automatiquement le taux à 5% et vous touchez 940 euros.
  • Au delà de ce seuil, le taux appliqué est de 10% et vous touchez 880 euros

Caution et garantie

Au-delà des assurances des parties-prenantes (RC ou assurance habitation), vous êtes libre de fixer votre niveau de caution (min. 500€), ainsi que votre règlement intérieur dans lequel vous pouvez contractualiser vos règles.

Dans le cas improbable d’un dommage qui dépasserait 500€, vous pouvez activer la garantie Hôtes OfficeRiders mise en place en partenariat avec Allianz et qui vous permet d’être 100% rassuré puisqu’elle vous couvre jusqu’à 1 million d’euros.

Si votre espace est publié sur OfficeRiders, c’est qu’il n y a aucune raison qu’il ne reçoive pas de réservations. Pour vous assurer d’accueillir des rides, nous vous invitons à suivre les recommandations qui vous sont faites dans ce guide, sur le site et via les emails réguliers que nous vous envoyons.

Les top 10 des clefs du succès :

  1. Le prix

Le prix que vous fixez est le facteur le plus puissant constituant le 1er critère de recherche utilisé par le rider, veillez à le définir avec soin.

Plus vous fixez un prix bas, plus vous apparaîtrez dans les résultats de recherche et plus votre probabilité de remplissage sera élevée. Si votre prix est trop élevé par rapport aux attentes, vous risquez de ne pas être vu du tout.

Nous vous conseillons de regarder les espaces similaires/équivalents situés dans la même zone géographique afin de fixer le prix de votre bien. Dans un premier temps, nous vous recommandons vivement de fixer un prix en dessous des leurs pour attirer vos 1ères demandes et obtenir vos premiers avis.

Vous pouvez aussi faire varier le prix en fonction de la fréquence de location attendue: si vous louez votre bien de façon ponctuelle, vous pouvez augmenter légèrement le prix de la location. Si vous privilégiez une location régulière, le prix peut être vu à la baisse.

-OfficeRiders applique des frais de service hôtes compris entre 5 et 10%, les frais les plus bas du marché. Ainsi nous demandons à nos hôtes de veiller à proposer votre bien sur le site au prix le plus bas, en comparaison à d’éventuels leviers de diffusions alternatifs.

-Fixez votre prix en fonction de l’usage (réunion, événement, production, co-working).

Pour les prix à la demi-journée concernant les réunions, événements et production, on recommande de ne pas dépasser 60% du prix de la journée.

-Fixez vos prix en fonction du moment: vous pouvez majorer vos prix si vous proposez votre espace sur des créneaux plus tardifs que les horaires de bureau habituels. On observe une majoration moyenne de 30%

Evitez d’afficher les prix dans la description.

2. La singularité de votre espace (et ses belles photos)

Plus votre espace aura de la personnalité, plus il interpellera les riders. Sur OfficeRiders, professionnels et entreprises sont très sensibles à la singularité des espaces et leur dimension humaine.

Les photos font, sans aucun doute, toute la différence. Il n’est pas question de sur-valoriser votre espace mais de retranscrire son caractère à travers de belles photos.

Nos photographes sont spécialisés et saurons valoriser l’ensemble de vos pièces. Commandez un reportage photo pour 80€HT en envoyant un email à [email protected]

Si vous souhaitez effectuer les photos vous-même, voici quelques conseils et consignes pour accélérer le processus de mise en ligne et maximiser vos demandes de réservations:

• Prenez vos photos au format paysage, cela met votre lieu davantage en valeur

• Veillez à la qualité de vos photos (la résolution la plus élevée que vous ayez, pas de photos floues, cadrage droit) • Préparez votre espace pour la séance photo, veillez à ranger les pièces et soigner la mise en place du mobilier et de la décoration – les détails comptent!

• Prenez vos photos lorsque la luminosité est maximale, les photos de nuit et avec des lumières artificielles sont à bânir !

• Prenez des photos en fonction des catégories d’usage pour lesquelles vous proposez votre espace. Pour déclencher une réservation, il est essentiel d’aider les « riders » à se projeter dans votre espace. Par exemple, pour une réunion, mettez des photos des tables et des chaises placées. Le nombre total de chaises doit être visible.

• Mettez un maximum de photos ! Les « riders » aiment avoir une idée précise du lieu dans lequel ils vont se rendre, il est essentiel de mettre au moins une photo par pièce auxquelles les “riders” auront accès. Nous recommandons de mettre plusieurs photos de la pièce principale de vie/travail, possiblement sous tous les angles. Notez que la charte spécifique à notre site n’autorise pas : – Les personnes présentes sur les photos – L’apparition d’un nom de marque ou d’enseigne – Les photos dont la taille dépasse 8 Mo

Veuillez notez que la mise en ligne effective ne sera possible qu’avec des photos de qualité professionnelle!

Attention, la photo de couverture est aussi déterminante et conditionne le 1er clic ! Choisissez la photo la plus révélatrice de l’espace principal.

3. La réactivité et la communication

Vous êtes notifiés par SMS et email à partir du moment où une réservation est complétée.

Ne perdez pas une seconde pour répondre aux questions ou posez les vôtres, et pré-approuver la demande en fonction de la disponibilité de votre bien – vous contribuez à une meilleure expérience pour votre client et vous pouvez toucher davantage d’argent

Si votre règlement intérieur et créneaux horaires de mise à disposition sont à jour , les riders sont prévenus et doivent les respecter au risque de se faire prélever une partie de leur caution. Vous pouvez ainsi pré-approuver sans hésiter si votre espace est disponible.

Cernez bien les besoins du rider et n’hésitez pas à échanger via le chat. Les riders apprécient une communication réactive, suivie et précise.

Entretenez de bonnes relations avec les clients. En cas d’annulation donnez la raison, le client pourrait revenir ! La courtoisie et la sympathie sont de mises lors de vos échanges.

4. La diversité des activités permises par l’espace et les équipements

Plus votre espace indique pouvoir accueillir une grande diversité d’activités professionnelles, plus vous serez visible et recevrez de demandes. Plus de conseils ici.

-Inscrivez-vous dans le plus de catégories d’usage (co-working, réunion, événement, production) rendus possibles par votre espace et n’hésitez pas à investir dès le début dans quelques équipements qui font la différence pour être identifié comme propice aux activités des riders. Nous recommandons d’investir dans du petit matériel peu honéreux et nécessaire à des réunions et des présentations, à savoir: un paperboard et/ou de la connectique (câble HDMI ou VGA) permettant de diffuser du contenu depuis un ordinateur sur votre télé, ou bien une chromecast, aussi très accessible et permettant de diffuser du contenu via le WIFI.

-Essayez d’estimer la capacité maximale permise par votre mobilier et n’hésitez pas à prévoir quelques chaises pliantes ou empilables en plus. En effet, le nombre de personnes que votre bien peut accueillir est un critère déterminant pour la location. Cela fait une grande différence d’être affiché avec 10 ou 12 assises, plutôt que 8. En revanche, attention de ne pas sur-estimer votre capacité d’accueil ! Cela vous vaudrait une mauvaise expérience client et un mauvais avis.

-Si vos tables disposent de rallonges, prenez les en compte dans vos projections de capacité. Il peut aussi être pertinent de vous équiper d’une console extensible, de tréteaux ou tables pliantes. Sachez que vous pouvez proposer ce mobilier supplémentaire en service additionnel optionnel.

-Indiquez clairement les capacités max. dans toutes les dispositions possibles en réunions: table en U, en îlot, en événement (debout, assis), en co-working (projeter des personnes assises avec un ordinateur).

-Soyez précis sur les équipements que vous pouvez mettre à disposition et notamment les équipements clefs que vous souhaitez inclure avec la location (boissons chaudes, écrans TV, vidéo projecteur et surface de projection, équipements de la cuisine) et n’hésitez pas à décrire toutes vos pièces si vous projetez recevoir des productions.

5. La qualité de l’expérience offerte aux riders

Pour offrir la meilleure expérience possible, pensez aux petits et aux gros détails :

-Un lieu propre et rangé (toutes les pièces et équipements mis à disposition)

-Des lumières allumées

-De l’eau à disposition (bouteilles d’eau, fontaine …)

-Une disposition du lieu personnalisée en fonction des attentes du rider

-La préparation d’un guide du lieu (codes wifi, bluetooth, chauffage ou climatisation, check-out…) et du quartier (parking, commerces de proximité)

-Une connectique à disposition (multiprises, cables HDMI, éventuels adapteurs)

-Des Petites attentions

-Un Accès détaillé et un accueil chaleureux

Plus vos riders sont contents, mieux vous serez évalué, et plus vous grimperez dans nos listings. Ils seront aussi davantage susceptibles de choisir à nouveau votre espace.

6.Disponibilité et taux d’acceptation

-Plus vous pré-approuvez de rides, plus votre taux d’acceptation vous hisse dans nos classements et plus vous serez visibles.

-Pour vous aider dans votre organisation, si vous gérez la location de votre espace sur un calendrier en dehors du site, nous vous proposons la synchronisation des calendrier via Gmail ou ICAL. Ainsi, vous recevrez uniquement des demandes sur vos créneaux et dates disponibles.

7. La bonne gestion de vos services additionnels et de vos formules « clefs en main »

Augmentez significativement vos gains et augmentez la satisfaction de vos riders en ajoutant vos propres services additionnels pour vos riders.

Plus de 90% des riders auront des besoins en complément de leurs réservations d’espace (restauration, équipement, activités,…). S’ils auront à chaque fois la possibilité de faire appel à des artisans et intervenants extérieurs triés sur le volet, c’est votre proposition de services additionnel qui leur sera présentée en premier !

-Proposez vos propres services additionnels, à la carte : petit-déjeuners, boissons chaudes et fraîches, …

-Proposez des packs clefs en main en regroupant certains de vos services additionnels dans des ensembles qui peuvent être choisis rapidement par les clients.

Par exemple: le pack ‘petit-déjeuner + Pauses + boissons chaudes et fraîches + Paperboard + Vidéo-projection’. Les clients sont habitués, particulièrement en réunion, à avoir des services standards et des propositions « clefs en main » que l’on vous recommande vivement de mettre en place pour rapidement convaincre les riders tout en augmentant vos revenus.

8.Votre profil (photo et présentation)

Votre photo de votre profil est un élément très rassurant et visible dès la première page de recherche. Pensez-y, vous seriez sûrement tranquillisé de voir qui se cache derrière votre rider, en complément des vérifications qu’OfficeRiders met en place pour vérifier les profils des professionnels et entreprises clientes.

De même, pensez à vous présenter via une courte description, en renseignant par exemple ce que vous faites ou aimez dans la vie !

9. Un historique de réservations réussies

Sollicitez vos Riders pour qu’ils vous évaluent après un ride ! Vos notes impacteront directement votre ordre d’apparition sur notre site.

Sachez qu’ OfficeRiders met en avant votre nouvel espace les premières semaines mais afin de capter des demandes sur un espace sans historique, il est vivement recommandé de fixer un prix en dessous de celui du marché .

10. La précision, l’actualisation et la pertinence des informations de votre espace

Plus vous fournissez de précisions et d’informations à jour sur votre espace (description de 300 caractères minimum), sur son style, ses équipements etc., le mieux vous serez trouvé dans les recherches des Riders, ou même référencé sur Google. Chaque mot compte ! Quelques indications -ici-

Pour aider vos futurs clients à se projeter dans votre lieu, nous vous encourageons à organiser votre description de la façon suivante:

1.Faites une courte introduction permettant de contextualiser votre espace: le quartier, l’ambiance du lieu et ses attributs principaux

Exemple : Cette maison est située dans le 10ème arrondissement (proche des quais de Jemmapes). Elle est dotée d’une verrière donnant sur un jardin d’environ 200m2 sans vis à vis, ce qui donne l’impression d’être en pleine campagne !

Ce lieu unique à Paris constitue la destination idéale de toutes vos activités professionnelles : workshops, séminaires,  meet-ups, événements, productions…

2.Faites une description du lieu entier: comment se décompose-t-il? Quel est le mobilier et quels sont les équipements compris dans la location de l’espace de vie/de travail principal

Exemple: La maison est divisée en 4 plateaux :

Au sous-sol : 1 salle de jeux avec table de ping-pong, babyfoot ou 1 salle de cinéma + Un atelier cuisine + Un espace de rangement et/ou vestiaire

Au RDC : un salon design donnant sur une verrière végétalisée et une cuisine ouverte avec tout le matériel nécessaire pour un chef à domicile ou un cocktail dinatoire

Au 1er étage: Un salle de relaxation et 2 salles de sous-commission pour 6 à 10 pers

Au 2ème étage: Une grande salle de réunion interactive pour 20 pers

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